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SmartHR - カスタムスプレッドシート連携 (OAuth)

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本レシピはFreeプランにて無料でご利用いただけます。アカウント登録が完了されていない場合は下記よりご登録ください。

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SmartHRの任意の従業員情報をGoogleスプレッドシートに出力する方法を解説します。

レシピを使用するには事前にSmartHR、および、Google Workspaceの利用契約が必要になります。

 

0.事前準備

  1. 「SmartHR - スプレッドシート連携 (OAuth)」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - カスタムスプレッドシート連携 (OAuth)」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「SmartHR - カスタムスプレッドシート連携 (OAuth)」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。

01.png

 

 

メニューの「マイレシピ」から、コピーしたレシピの編集ボタンを押下します。

02.png

 

レシピ名とレシピ説明を任意に入力し、変更した場合は保存ボタンを押下します。

03.png

 

2.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR 社員情報取得 (OAuth)」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、「取得データの種類」より「物理名」または「論理名」を選択します。物理名と論理名の違いは下記の通りです。

  • 物理名：システム上設定されているラベル名や項目名が取得されます。例えば、性別項目は「gender」というラベル名となり、値は「male」「female」となります。
  • 論理名：画面に表示されるラベル名や項目名が取得されます。例えば、性別項目は「戸籍上の性別」というラベル名となり、値は「男性」「女性」となります。

04.png

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「OAuthを切断する」をクリックし、下記の確認画面より右下の削除アイコンをクリックします。

05.png

 

3.SmartHRとスプレッドシートのマッピング出力設定

このタスクでは、SmartHRの項目のうちどの項目をスプレッドシートへ連携するかを設定することができます。

はじめに、下記のJSONファイルを保存していただき、アップロードアイコンからアップロードします。JSONファイルはSmartHRとスプレッドシートのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。

SmartHR - カスタムスプレッドシート連携用JSONファイルv1.1

 

04-2.png

 

続いて、「SmartHR - Convert crews data」タスクの画面について説明します。
下図の赤枠内は共通設定となりますのでJSONファイル適用後に編集をしないようにお願いします。この値を編集しますとスプレッドシート連携が正しく行われなくなってしまいます。

04.png

 

次にSmartHRとスプレッドシート連携のマッピング設定を行います。
下図の「項目名」はスプレッドシートのヘッダーを指しており、「出力指定」はSmartHRの項目を指しております。SmartHRの項目とその説明、ActRecipeのJSON項目名は以下の資料をご確認ください。

SmartHR連携項目v1.1

「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。また「出力指定」では「#(ActRecipeのJSON項目名)」というフォーマットで指定することができます。

05.png

 

「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えばSmartHRの「姓」と「名」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。

出力区分：計算式
出力指定：#(LastName)&#(FirstName)

05-2.png

 

出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。

 

4.Googleスプレッドシートの出力設定

「Google Sheets - Write CSV data」を押下し、設定を展開します。

06.png

「GOOGLESHEETSにACTRECIPE権限を付与します」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

 

Googleドライブを利用するアカウントを選択します。

14.png 

 

内容を確認して「許可」を押下すると、ダイアログが閉じ、ActRecipeトークンが自動入力されます。

15.png

 

・スプレッドシートのデータを上書きする場合は「データ上書き」にチェックを入れます。

・「スプレッドシートのURL」には取得したSmartHRの情報を書き込むURLを入力します。
　スプレッドシートの共有リンクの取得方法はこちらをご覧ください。

・連携時に新たなシートを作成する場合は「新しいシートを作成する」にチェックを付けます。

レシピを実行する (自動実行はこちら)

「マイレシピ」から「実行」ボタンを押下します。 

07.png

 

レシピの実行に成功すると、SmartHR上の「在籍状況」が「退職済み」(物理名：retired)以外の指定した項目および値がGoogleスプレッドシートに連携されます。

08.png

 

 

【注意事項】SmartHR - カスタムスプレッドシート連携 (OAuth) で取得可能な従業員情報の取扱いについて

  •  取得できる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
    詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/
  • Goolgleスプレッドシートの共有権限設定は、共有範囲や有効期間を限定し、ファイルを一般公開しないことを推奨いたします。
    詳しくは、*Google ドライブのファイルを共有する* を参照してください。
    https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja

 

Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

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