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スプレッドシート - SmartHR連携 (カスタム従業員項目対応)

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本レシピはFreeプランにて無料でご利用いただけます。アカウント登録が完了されていない場合は下記よりご登録ください。

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Google スプレッドシートに保存したカスタム従業員項目を含む任意の従業員情報をSmartHRへ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRおよびGoogle Workspaceの利用契約が必要になります。

 

0.事前準備

  1. 「スプレッドシート - SmartHR連携」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「スプレッドシート - SmartHR連携」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「スプレッドシート - SmartHR連携」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.Google スプレッドシート連携設定設定

「Google Sheets - Get employee information」を押下し、設定を展開します。
続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

Google連携設定は以下のページをご参照ください。

Google ドライブ連携設定

  • スプレッドシートのURL (Spreadsheet URL)：書き込むスプレッドシートのURLを入力します。
  • シート番号（デフォルトは0 - 最初のシート）：スプレッドシートのシート番号を入力します。デフォルトでは1シート目が指定されます。明示的にシート番号を指定する場合は「1シート目：0、2シート目：１」のように、シート番号は0からカウントしますのでご注意ください。例えば、3シート目の場合は「2」を指定します。

 

3.スプレッドシートとSmartHR項目のマッピング設定

本タスク設定はIT担当者向けの内容となりますので、SmartHRへアップロードする項目を固定にされたい場合や設定内容がご不明な場合はスキップしてください。

「Convert employee data to SmartHR format」タスクでは、スプレッドシート上の項目のうちSmartHRへ連携する項目をマッピングすることができます。

はじめに以下の手順で設定ファイルを適用します。

  • 以下のファイルをローカルPC環境等に保存します。
    SmartHR - インポート用JSONファイル(論理名)v1.2
  • レシピの編集画面より、アップロードアイコンから上記のJSONファイルをアップロードします。JSONファイルが未設定の場合には下記のデフォルト項目が全てSmartHRへ連携されます。

デフォルトのインポート項目は以下の通りです。

user_id,emp_code,last_name,first_name,biz_establishment.name,department1,department2,department3,employment_type.name,last_name_yomi,first_name_yomi,business_last_name,business_first_name,business_last_name_yomi,business_first_name_yomi,birth_at,gender,email,tel_number,address.zip_code,address.pref,address.city,address.street,address.building,address.literal_yomi,address.country_number,address_head_of_family,address_relation_name,emergency_relation_name,emergency_last_name,emergency_first_name,emergency_last_name_yomi,emergency_first_name_yomi,emergency_tel_number,emergency_address.zip_code,emergency_address.pref,emergency_address.city,emergency_address.street,emergency_address.building,emergency_address.literal_yomi,emergency_address.country_number,resident_card_address.zip_code,resident_card_address.pref,resident_card_address.city,resident_card_address.street,resident_card_address.building,resident_card_address.literal_yomi,resident_card_address_head_of_family,resident_card_address_relation_name,position,position1,position2,position3,occupation,emp_status,entered_at,resigned_at,resigned_reason,emp_ins_insured_person_number,emp_ins_qualified_at,emp_ins_disqualified_at,soc_ins_insured_person_number,hel_ins_insured_person_number,basic_pension_number,soc_ins_qualified_at,soc_ins_disqualified_at,monthly_income_currency,monthly_income_goods,monthly_standard_income_updated_at,monthly_standard_income_hel,monthly_standard_income_pns,payment_period.name,having_spouse,spouse_yearly_income,nearest_station_and_line,commutation_1_expenses,commutation_1_period,commutation_1_single_fare,commutation_2_expenses,commutation_2_period,commutation_2_single_fare,foreign_resident_last_name,foreign_resident_first_name,foreign_resident_middle_name,foreign_resident_card_number,nationality_code,resident_status_type,resident_status_other_reason,resident_end_at,having_ex_activity_permission,other_be_workable_type,contract_type,contract_start_on,contract_end_on,contract_renewal_type,handicapped_type,handicapped_note_type,handicapped_note_delivery_at,working_student_flag,school_name,enrolled_at,working_student_income,employment_income_flag,business_income_flag,devidend_income_flag,estate_income_flag,widow_type,widow_reason_type,widow_memo,tax_cd,bank_account1.name,bank_account1.bank_code,bank_account1.bank_branch_code,bank_account1.account_type,bank_account1.account_number,bank_account1.account_holder_name,bank_account2.name,bank_account2.bank_code,bank_account2.bank_branch_code,bank_account2.account_type,bank_account2.account_number,bank_account2.account_holder_name,bank_account3.name,bank_account3.bank_code,bank_account3.bank_branch_code,bank_account3.account_type,bank_account3.account_number,bank_account3.account_holder_name,bank_account4.name,bank_account4.bank_code,bank_account4.bank_branch_code,bank_account4.account_type,bank_account4.account_number,bank_account4.account_holder_name

また、インポート時に必須となる項目は以下の通りです。
[社員番号、在籍状況、姓、名、姓（カタカナ）、名（カタカナ）、戸籍上の性別]

上記のうち、「社員番号」が既存データと一致する場合は更新を行い、一致しない場合は新規登録となります。

 

JSONファイルはSmartHRとスプレッドシートのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。

 

 

04-2.png

 

続いて、「Convert employee data to SmartHR format」タスクの画面について説明します。
下図の「項目名」はSmartHRの項目の物理名を指しており、「出力指定」はスプレッドシートのヘッダー項目を指しております。SmartHRの項目とその説明は以下の資料をご確認ください。

SmartHR連携項目(インポート用)

「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。

 

給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート

出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。

 

4.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR - Update or Register Employee Information」を押下し、設定を展開します。

SmartHRと連携済みであれば「サブドメイン」にお客様のSmartHR環境のサブドメインが表示されます。

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「テナントの変更・解除」をクリックし、続いて「接続解除」をクリックします。

 

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピの実行に成功すると、スプレッドシート上の情報がSmartHRへ連携・登録されます。連携データのうち登録ができなかったレコードは実行ログに出力されますのでレシピ実行履歴をご確認ください。

「口座情報」についてはSmartHR上のステータスが「無効」となっている場合にはインポートが行われず、レシピの実行ステータスはWARNINGとなります。正しくインポートするためにはSmartHR上で口座のステータスを「有効」に変更した上でレシピ実行をお願いいたします。

 

 

【注意事項】スプレッドシート - SmartHR連携 でインポート可能な従業員情報の取扱いについて

  •  インポートできる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
    詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/

 

Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

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