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ActRecipe上に保存したプロフィール画像・履歴書・職務経歴書・任意のファイルをSmartHRへ登録する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRの利用契約が必要になります。
本ドキュメントでは「ファイル一覧 - SmartHR連携 (ファイル)」レシピおよび「ファイル一覧 - SmartHR連携 (ファイル) LE」レシピについて記載をしております。「ファイル一覧 - SmartHR連携 (ファイル) LE」レシピは一度に処理できる件数が100件に制限されたリミテッドエディション(LE)となります。
0.事前準備
- 「ファイル一覧 - SmartHR連携 (ファイル)」レシピおよび「ファイル一覧 - SmartHR連携 (ファイル) LE」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
- 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe - 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
- アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
- アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
- 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)
連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。
※
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。
1.マイレシピへの登録
メニューの「シェアレシピ」から、「ファイル一覧 - SmartHR連携 (ファイル)」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？
ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？
2.アップロード用マッピングファイルの準備
「ユーザファイルの指定」タスクでは、ファイルのアップロード時に必要となるSmartHRの従業員情報を参照しております。事前に以下のいずれかのレシピを実行し、「社員番号」または「紐づく従業員のID」を含むCSVファイルの取得をお願いします。いずれの値も含んでいないCSVファイルを指定しますと正しくレシピを実行できません。
SmartHR - CSVファイル出力 (カスタム従業員項目対応)
上記のレシピを実行しますとActRecipe上の「ファイル一覧」にCSVファイルが保存されますので、そのCSVファイルを指定します。
3.アップロードファイルの設定
「アップロードファイル指定」を押下し、設定を展開します。
以下の内容をそれぞれ設定します。
-
アップロードファイル：SmartHRへ連携するファイルをActRecipeの「ファイル一覧」から選択します。事前に「ファイル一覧」画面より連携するファイルをアップロードしてください。使用可能なファイルの種類は以下の通りです。zipファイルを指定するとzipファイル内のファイルが各従業員に適用されます。
- プロフィール画像 (jpg, png, zip)
- 履歴書・職務経歴書1 (jpg, png, pdf, txt, csv, conf, log, docx, xlsx, gif, zip)
- 履歴書・職務経歴書2 (jpg, png, pdf, txt, csv, conf, log, docx, xlsx, gif, zip)
- カスタム従業員項目 (jpg, png, pdf, txt, csv, conf, log, docx, xlsx, gif, zip)
- 対象データ：アップロード対象のファイルの種類を[プロフィール画像, 履歴書・職務経歴書1, 履歴書・職務経歴書2, カスタム従業員項目]から選択します。カスタム従業員項目を選択した場合には「カスタム従業員項目」フィールドに「#(カスタムグループ名.項目名)」のフォーマットで項目を指定します。
- ファイル名フォーマット：アップロードするファイルの名称にはSmartHR上で保持する項目のカラム名を指定する必要があります。例えば、ファイル名が「000001.png」でありこの「000001」が社員番号に該当する場合は「#(社員番号)」のように記入します。
- ファイル拡張子 (オプション)：連携対象ファイルを明示的に指定する場合には拡張子を入力します。
- ファイルが存在しない場合にエラーにしない：新たに取得するファイルが存在しない場合にエラーとしない場合はチェックを付けます。
- 重複取得をする (オプション)：デフォルトでは一度SmartHRに連携したファイルは再処理しません。同一ファイルを再登録する場合にはチェックを付けます。
4.SmartHRの認証情報設定
「SmartHRファイルアップロード」を押下し、設定を展開します。
「SmartHRへ接続する」ボタン、または、「テナントの変更・解除」ボタンをクリックしてアップロード対象のSmartHRへのテナントを指定します。
レシピを実行する (自動実行はこちら)
マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。
レシピの実行に成功すると、アップロードファイルがSmartHRに登録されます。
【注意事項】ファイル一覧 - SmartHR連携 (ファイル) でインポート可能な従業員情報の取扱いについて
- インポートできる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/
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