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SmartHR - 年調ソフトXML形式 年末調整連携 [2024年版]

  • 更新

 

本レシピはFreeプランにて無料でご利用いただけます。アカウント登録が完了されていない場合は下記よりご登録ください。

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このレシピは2024年版となりますので提供を停止しております。

 

■はじめに

ActRecipeではSmartHRを便利に活用する様々な機能をご提供しております。
主な特徴を動画にまとめておりますのでご覧ください。

 

■人気レシピTOP5

SmartHRと連携するレシピのうち、特に人気のあるレシピは下記の通りです。いずれも全てのプランでご利用いただけます。

  1. SmartHR - メールアラート：SmartHRの期日情報を担当者に通知できるレシピです。
  2. SmartHR - メールアラート (カスタム版-従業員情報)：カスタム従業員項目を含む従業員情報の期日を通知できるレシピです。
  3. SmartHR - CSVファイル出力 (統合)：従業員情報・家族情報・産休育休情報を1つのファイルで出力できるレシピです。
  4. SmartHR - CSVファイル出力 (産休育休情報)：標準ではSmartHRから出力ができない産休育休情報をCSVファイルで出力できるレシピです。
  5. CSVファイル - SmartHR連携 (カスタム従業員項目対応)：外部の人事給与ソフト等のファイルを加工不要でアップロードできるレシピです。

現在、SmartHR利用者様向けに、ActRecipe5周年キャンペーンを実施しております。12月20日(金)12:00までの有償プランのご契約で30％OFFになります（適用には諸条件あります）。
各レシピについてのご説明や有償プラン・キャンペーンのご案内をご希望の場合は、下記の問い合わせフォームよりご連絡をお願いいたします。

ActRecipe お問い合わせ

 

■レビュー投稿のお願い

ActRecipeは企業規模を問わず数多くのお客様にご利用いただいており、お客様のお声をサービス内容に反映をしております。今後の更なるサービス向上のために皆様のご意見を頂戴したく、実際に利用されたご感想等をレビューとして投稿していただけますでしょうか。

ITreview ActRecipeの評判

SmartHR Plus 利用者の声

 

ここからは、SmartHRの年末調整データを用いて国税庁が定める「年末調整申告書XMLデータ」を出力する方法を解説します（注１）。レシピを使用するには事前にSmartHRの利用契約が必要になります。

 

注１：SmartHRから取得できる項目と国税庁が提供する「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア」では取得できる項目に差異があります。詳細は本ページ下部にあります「【重要】SmartHRの年末調整の項目および仕様について」をご確認ください。

対応可能な給与ソフトは下部のFAQ「Q3.検証済みの給与ソフトを教えてください。」に記載しておりますのでご覧ください。※一部ソフトは、連携手順書を掲示しています。

 

0.事前準備

  1. 「SmartHR - 年調ソフトXML形式 年末調整連携 [2024年版]」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)を押下します
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンを押下します
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンを押下します
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」を押下します(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - 年調ソフトXML形式 年末調整連携 [2024年版]」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。

年調 シェアレシピ.png

 

 

メニューの「マイレシピ」から、コピーしたレシピ名を押下します。

年調 マイレシピ.png

 

「レシピ情報」ではレシピ名とレシピ説明を任意の値に変更することができます。変更後は保存ボタンを押下します。

年調 レシピ情報.png

 

2.SmartHRの連携設定

タスクより「SmartHR - 年末調整書類一覧取得」を押下し、設定を展開します。

年調 タスク1.png

 

SmartHRと未接続の場合は「SmartHRへ接続する」ボタンよりSmartHRとの連携を開始します。正しく連携が行われますと「サブドメイン(自動入力)」にSmartHRのサブドメイン名が表示されます。サブドメイン名が表示される場合には追加の対応は不要です。
続いて以下の項目に設定を行い、保存ボタンを押下します。

  • 依頼グループ名 (オプション)：SmartHRの依頼グループ名を入力します。取得するデータは上記の「フリーワード検索」で絞り込まれた従業員データのうち、指定した依頼グループに含まれる従業員データのみが対象となります。この項目がブランクの場合は全ての依頼グループを対象にデータが取得されます。レシピ実行がタイムアウトエラーになる場合にはフリーワード検索と依頼グループ名を組み合わせて対象データの絞り込みをお願いします。
  • フリーワード検索 (オプション)：SmartHRからの取得データ件数が多い場合にはレシピ実行がタイムアウトエラー(サーバー応答コード: 202)となる可能性があります。そのような場合に、取得データを絞り込んでデータを取得できるオプションです。例えば、社員番号の「0001」を指定しますと「00001」および「00010〜00019」が取得対象となります。他にも氏名、ビジネスネーム、部署名、役職名、事業所でも絞り込むことができます。上記の「依頼グループ名」と組み合わせて絞り込むこともできるのですが、「依頼グループ名」だけを指定した場合は事前に全件のデータ取得が行われてしまうため、社員番号や部署名等での絞り込みをご検討ください。本項目に値がある場合には下記の「詳細検索」の設定が無効となりますのでご留意ください。
  • 詳細検索 (オプション)：フリーワード検索よりも細かな条件で対象データを絞り込むことができます。条件指定は最大10件まで行うことができます。
    [社員番号, ユーザーID, 従業員のID, 戸籍上の性別, 雇用形態, 在籍状況, 入社年月日-開始日, 入社年月日-終了日, 部署ID, フリーワード検索]

3.出力ファイル内容の設定

タスクより「SmartHR - 年末調整申告書生成」を押下し、設定を展開します。

年調 タスク2-1.png

このタスクでは、出力ファイルの内容を設定を行います。変更後は保存ボタンを押下します。

  • 住所選択：年末調整申告書に使用する住所を「現住所」または「住民票住所」より選択します。
  • 出力フォルダ構成：出力ファイルのフォルダ構成を「従業員ごとにフォルダを分ける」または「申告書ごとにフォルダを分ける」より選択します。各フォルダ構成は以下の通りです。

    【従業員ごとにフォルダを分ける】
    出力ファイル：年末調整{対象の手続きの年}_{テナントID}_{依頼グループ名}_{レシピ実行日時}.zip

    以下は出力ファイルを解凍した後のフォルダ構成です。
    1階層目：社員番号_pass.zip、または、社員番号_nopass.zip (複数ある場合は社員番号ごとにzipファイルを生成)
    　→パスワード設定されている場合：社員番号_pass.zip、パスワード設定されていない場合：社員番号_nopass.zip
    2階層目：[社員番号]フォルダ
    3階層目：
    　fuyo06_[社員番号].xml
    　fuyo07_[社員番号].xml
    　hoken06_[社員番号].xml
    　haigusha07_[社員番号].xml
    　jutaku06_[社員番号].xml
    　kiso06_[社員番号].xml
    　shotoku06_[社員番号].xml
    　→「jutaru-fuyo06_[社員番号].xml」は出力されません。

    　上記xmlデータと申告書の内容は下記の [申告書の内容と申告書フォルダ名の組み合わせ] をご覧ください。

    【申告書ごとにフォルダを分ける】
    以下は出力ファイルを解凍した後のフォルダ構成です。
    1階層目：申告書フォルダ名 (※)
    2階層目：
    　[申告書フォルダ名]_[社員番号1].xml
    　[申告書フォルダ名]_[社員番号2].xml
    　[申告書フォルダ名]_[社員番号3].xml

    ※ [申告書の内容と申告書フォルダ名の組み合わせ]

    [申告書の内容：申告書フォルダ名]
    給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 令和6年分：fuyo06
    給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 令和7年分：fuyo07
    給与所得者の保険料控除申告書：hoken06
    給与所得者の配偶者控除等申告書：haigusha06
    住宅借入金等特別控除申告書：jutaku06
    給与所得者の基礎控除申告書：kiso06
    所得金額調整控除申告書：shotoku06
    →「従たる給与についての扶養控除等(異動) 申告書： jutaru-fuyo06フォルダ」は出力されません。



  • zipパスワード (オプション)：出力されるzipファイルにパスワードを設定する場合はパスワードの文字列を入力します。値がブランクの場合はパスワードなしのzipファイルが生成されます。
  • 翌年分の扶養控除等申告書の出力を除外する (オプション)：「fuyo07_[社員番号].xml」のみを出力ファイルから除外されたい場合はチェックを付けます。

次のマッピング設定は通常は不要ですのでスキップしてください。

続いて「入力設定」についてご説明します。
以下のようなケースにおいて、標準出力したXMLデータでは給与ソフトへのインポートでエラーとなってしまうことがあります。そのような場合に本マッピングで出力値を変更することができます。

年調 タスク2-2.png

以下は出力値の変換例となります。

 

【例】「個人番号提供済み」を常に「1:提出済み」とする場合

  • 項目名：xml001_D00031
  • 型：文字列
  • 桁数：（ブランク）
  • 出力区分：固定値
  • 出力指定：1

上記における「xml001_D00031」は出力されるXMLデータのタグの名称となります。項目名とタグの紐づけは下記のファイルをご覧ください。

SmartHR年末調整項目と年調ソフトXML項目の対応表 - 2024年版.pdf

 

下記のような出力値の変更をご希望の場合はサポートまでお問い合わせください。

  • SmartHRでは取得していない項目への値を追加したい場合　他

 

レシピを実行する (自動実行はこちら)

レシピ編集画面の上部から「レシピ実行」ボタンを押下、または、マイレシピに戻り「操作」メニューから「実行」を押下します。 レシピの実行は何度でも行うことができ、その度にSmartHRから最新の情報を取得します。

年調 レシピ実行.png

09.png

 

レシピの実行に成功すると「ファイル一覧」メニュー内に以下のようにzipファイルが出力されます。
ローカル環境に保存するには操作メニューよりダウンロードを選択します。

年調 ファイル一覧.png

zipファイルダウンロード後にzipファイルを解凍し、解凍後のzipファイルを給与ソフト等へアップロードしてご利用ください。ファイルを解凍する場合は、OS標準の圧縮解凍機能、または、サードパーティー製の圧縮解凍ソフトをご利用ください。

 

レシピ実行エラーについて

レシピの実行がエラーになった場合は「レシピ実行履歴メニュー＞実行ログ」をご覧ください。主なエラーログと原因は以下の通りです。

【エラーログ】
サーバー応答コード: 202 
エラー内容: 実行中の処理がタイムアウトしました。 

【原因】
処理件数が多いため内部的にタイムアウトが発生しています。
依頼グループ名・フリーワード検索・詳細検索によって対象データの絞り込みをお試しください。

 

【エラーログ】
サーバー応答コード: 400 
エラー内容: SmartHR Plus上でActRecipeのアプリをインストールしてレシピを再実行してください。

【原因】
SmartHR Plus上でActRecipeアプリの連携が行われていない場合に発生します。
下記URLからActRecipeのアプリ連携をお試しください。
https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe

 

【重要】生成ファイルについて

  • 出力対象のデータ：SmartHRから取得される年末調整データは、依頼状況が「回答済み～確定」の全てのデータとなり、「確定」のものだけを対象にする等の特定のステータスに限定した取得することができません。そのため、対象となる方の年末調整の作成や修正がすべて確定してからレシピを実行をお願いします。本レシピは重複取得の制御を行っておりませんので、同一のデータであっても再取得が可能です。
  • 生成ファイルの形式：生成されたファイルはデフォルトではパスワードなしのzip形式で出力されます。zipファイルには「1. 各xmlデータを含むzipファイル」と「2. 処理結果をまとめたzipファイル」の2ファイルが出力されます。このうち「1. 各xmlデータを含むzipファイル」は依頼グループ単位で出力され、「2. 処理結果をまとめたzipファイル」は1つのzipファイル内に依頼グループ単位の処理結果のcsvファイルが含まれます。ファイル名フォーマットは以下の通りです。
    • 1. 各xmlデータを含むzipファイル：年末調整{対象の手続きの年}_{テナントID}_{依頼グループ名}_{レシピ実行日時}.zip
    • 2. 処理結果をまとめたzipファイル：処理結果_{レシピ実行日時}.zip
      人事給与システムへのXMLデータのアップロードの仕様については、各システムベンダーへお問い合わせください。
  • zipファイルのパスワード：「出力フォルダ構成」より【従業員ごとにフォルダを分ける】を選択しますと、社員番号ごとにzipファイルが生成されます。この時に、パスワードを設定していますと出力される「年末調整{対象の手続きの年}_{テナントID}_{依頼グループ名}_{レシピ実行日時}.zip」と、「社員番号_pass.zip」に同一のパスワードが設定されます。また「出力フォルダ構成」の種類に関係なく、「処理結果_{レシピ実行日時}.zip」にも同一のパスワードが設定されます。

【重要】SmartHRの年末調整の項目および仕様について

以下はSmartHRの年末調整項目とXMLの対応表となりますので内容をご確認ください。
SmartHR年末調整項目と年調ソフトXML項目の対応表 - 2024年版.pdf


また、下記は国税庁が公開しておりますXMLの定義書のページとなりますので適宜ご覧ください。
控除申告書データに係る仕様公開｜国税庁

 

以下はSmartHRの年末調整データの仕様となります。出力ファイルに影響しますので内容をご確認ください。

1 情報連携の前提 SmartHR年末調整（以下SmartHR）で、書類が存在しない場合は、その書類に紐づく情報は連携しない
2 情報連携の前提 SmartHRで、従業員の依頼ステータスが以下の場合は、その従業員の情報は連携しない
・依頼ステータスが回答期限切れ
・依頼ステータスが対象外（候補も含む）
・前職情報に「源泉徴収票：入手不可」が存在する
3 情報連携の前提 SmartHRの依頼ステータスが「未依頼」または「入力中」の場合でも、書類が存在する場合はその書類に紐づく情報を連携する
4 情報連携の前提 SmartHRで提供していない書類の情報は連携しない（従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書）

 

【注意事項】SmartHRから取得可能な従業員情報の取扱いについて

  •  取得できる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
    詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/

 

FAQ

Q1. WindowsでZIPファイルを解凍しようとすると「エラーコード0x80004005」または「展開を完了できません。展開先ファイルを作成できませんでした。」と表示されてしまいます。
A1. お使いのOSはActRecipeがZIPファイルの圧縮に用いている暗号化形式の解凍に対応しておりません。サードパーティー製の圧縮解凍ソフトをご利用ください。Windows OSの場合ですと「7-Zip」でしたら正常に解凍できることを確認できております。
https://7-zip.opensource.jp/
(サードパーティー製アプリケーションのサポートは致しかねますのでご了承ください)
 
Q2. レシピの実行ステータス「WARNING」とは何を意味していますか？
A2. レシピの実行は成功したものの、一部の従業員データが取得できない場合にはステータスが「WARNING」となります。出力ファイルをご確認いただき、XMLデータが欠落している従業員を特定後にSmartHR上での年末調整処理をご対応ください。
 
Q3.検証済みの給与ソフトを教えてください。
A3. ActRecipeから出力したzipファイルの取り込み検証が完了している給与ソフト、または、給与ベンダー様の確認が取れているソフトは以下の通りです。(随時更新中)
  • Cells給与(ベンダー様確認済)
    補足事項：「社員番号」は数値のみ可
  • MJS 給与大将 (検証済)
    補足事項：1従業員毎の取り込みが必要となります
  • PCA給与DX (検証済)
    補足事項：zipファイルのパスワード必須
  • SMILE V2 / SMILE V Air (検証済)
    補足事項：アップロード時は全てのzipファイル解凍後のフォルダを指定。SMILE V 人事給与との詳しい連携方法は下記ドキュメントをご覧ください。
    SMILE・SmartHR年末調整連携手順.pdf
  • TOMAS-PS (ベンダー様確認済)
  • 給与応援R4 Premium (ベンダー様確認済)
    補足事項：給与応援R4 Liteは非対応
  • 給与大臣NX (検証済)
  • 給料王 (ベンダー様確認済)
  • 弥生給与 (検証済)
  • 「ほのぼの」シリーズ (ベンダー様確認済)

以下の給与ソフトは検証予定でしたが、ベンダー様側の機能提供が2025年1月以降のため、現状は非対応となります。

  • SAP HCM for S/4HANA Private Cloud Editions
  • SAP SuccessFactors Employee Central Payroll
 
Q4.レシピ実行時に以下のようなエラーが表示されます。 
　サーバーメッセージ:出力フォルダ構成が設定されておりません
　サーバー応答コード:400

A4.レシピの設定項目のうち「SmartHR - 年末調整申告書生成」タスクが未設定のために生じております。同タスクを設定後にレシピの実行をお試しください。

Q5.ActRecipeから出力したZIPファイルを国税庁が提供する年調ソフトへ取り込む方法を教えてください。
A5.国税庁が提供する下記のマニュアルのP40以降をご覧ください。取り込めるファイル形式は「[社員番号]_pass.zip」または「[社員番号]_nopass.zip」となりますので、ActRecipeからダウンロードしたZIPファイルは一度解凍をお願いします。
　 年調ソフトの操作マニュアル

Q6.ActRecipeから出力したXMLデータでは「住宅借入金等特別控除申告書(計算の基礎となる借入金等の年末残高)」の値がブランクになってしまいます。
A6.SmartHRの仕様によって出力対象外となっている項目については出力ができません。上記「Q5」の内容をご参考に国税庁の年調ソフトでの補完をお願いいたします。出力項目一覧は下記ドキュメントをご覧ください。
　SmartHR年末調整項目と年調ソフトXML項目の対応表 - 2024年版.pdf

Q7.ActRecipeからの出力データに前職情報は含まれますか？
A7.出力されますXMLデータには前職情報は含まれません。下記のSmartHRのヘルプページをご参考に個別にデータ出力をお願いいたします。
　【一覧】前職情報CSV凡例

Q8.レシピの実行ステータスがWARNINGとなってファイル一覧にzipファイルが出力されません。
A8.指定された「依頼グループ」または「詳細検索」の内容に該当する対象データがない場合はレシピの実行ステータスがWARNINGとなります。依頼グループや検索条件をリセットしてレシピを再実行するか、SmartHR上に該当の年末調整データがあるかをご確認ください。

 

 

サポートについて
本レシピについては全ての利用者様のサポート対応を行っております。
ご質問等がございましたら下記フォームよりお問い合わせをお願いいたします。

https://support.actrecipe.com/hc/ja/requests/new

 

有償プランについて

Freeプランでは、お客様個別のご要件に合わせた対応は行っておりません。下記のような対応をご希望の場合にはお問い合わせフォームよりご連絡ください。

  • XMLデータ形式ではなくCSVデータ形式で人事給与システムへ取り込みたい
  • 人事給与システム等にAPIでダイレクト連携させたい
  • 担当者による導入支援をして欲しい
  • レシピの処理内容を変更したい　など

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

その他のSmartHR連携ができるレシピ

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