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SmartHR - スプレッドシート連携 (従業員情報)

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本レシピはStandardプラン以上の有償プランでご利用いただけます。ご利用をご希望の場合は下記よりお問い合わせください。

お問い合わせ | ActRecipe

 

SmartHRのカスタム従業員項目を含む任意の従業員情報をGoogleスプレッドシートに出力する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHR、および、Google Workspaceの利用契約が必要になります。

 

【ご参考動画】
SmartHRから社員情報・家族情報・産休育休情報を取得できるレシピ「SmartHR - CSVファイル出力 (統合)」レシピのご説明動画となります。基本的な流れは同一となりますのでご覧ください。

0.事前準備

  1. 「SmartHR - スプレッドシート連携 (従業員情報)」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - スプレッドシート連携 (従業員情報)」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「SmartHR - スプレッドシート連携 (従業員情報)が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR 社員情報取得 (カスタム従業員項目)」を押下し、設定を展開します。

本タスクでは、以下の2項目を選択します。

  • ヘッダーの種類：取得するヘッダーの種類を選択します。
    • 物理名：SmartHRのシステム上設定されている項目名が取得されます。例えば、社員番号は「emp_code」と出力されます。
    • 論理名：SmartHRの画面上で表示される項目名が取得されます。例えば、社員番号は「社員番号」と出力されます。後述しますマッピング出力をされる場合には必ず論理名をご指定ください。
       
  • 取得データの種類：
    • 物理名：システム上設定されている項目名が取得されます。例えば、性別項目の値は「male」「female」となります。
    • 論理名：画面に表示される項目名が取得されます。例えば、性別項目の値は「男性」「女性」となります。
  • フリーワード検索
    SmartHRからの取得データ件数が多い場合にはレシピ実行がタイムアウトエラー(サーバー応答コード: 202)となる可能性があります。そのような場合に、取得データを絞り込んでデータを取得できるオプションです。例えば、社員番号の「0001」を指定しますと「00001」および「00010〜00019」が取得対象となります。他にも氏名、ビジネスネーム、部署名、役職名、事業所でも絞り込むことができます。従業員数が数千名を超えるような場合にはレシピを複数作成していただいた上で、本フリーワード検索にて部署名や事業所名によって対象データの絞り込みをお願いします。本項目に値がある場合には下記の「詳細検索」の設定が無効となりますのでご留意ください。
  • 適用日を指定する
    任意の適用日を指定してデータを取得したい場合はチェックを付け、表示される「適用日」にて日付を指定します。
  • 詳細検索 (オプション)：フリーワード検索よりも細かな条件で対象データを絞り込むことができます。条件指定は最大10件まで行うことができます。
    [社員番号, ユーザーID, 従業員のID, 戸籍上の性別, 雇用形態, 在籍状況, 入社年月日-開始日, 入社年月日-終了日, 部署ID, フリーワード検索]

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「テナントの変更・解除」をクリックし、続いて「接続解除」をクリックします。

 

3.SmartHRとスプレッドシートのマッピング出力設定

本タスク設定はIT担当者向けの内容となりますので、SmartHRからの取得情報をカスタマイズせずにスプレッドシートに出力されたい場合や設定内容がご不明な場合はスキップしてください。

「SmartHR - Convert crews data」タスクでは、SmartHRの項目のうちどの項目をスプレッドシートへ出力するかを設定することができます。

はじめに以下の手順で設定ファイルを適用します。

  • 以下のファイルをローカルPC環境等に保存します。
    SmartHR - エクスポート用JSONファイル(論理名)v1.4
     
  • レシピの編集画面より、アップロードアイコンから上記のJSONファイルをアップロードします。JSONファイルが未設定の場合にはSmartHRから取得した全ての項目がスプレッドシートファイルに保存されます。

デフォルトの出力項目は以下の通りです。
「ヘッダーの種類」が物理名の場合：

user_id,emp_code,last_name,first_name,biz_establishment.name,department1,department2,department3,employment_type.name,last_name_yomi,first_name_yomi,business_last_name,business_first_name,business_last_name_yomi,business_first_name_yomi,birth_at,gender,email,tel_number,address.zip_code,address.pref,address.city,address.street,address.building,address.literal_yomi,address.country_number,address_head_of_family,address_relation_name,emergency_relation_name,emergency_last_name,emergency_first_name,emergency_last_name_yomi,emergency_first_name_yomi,emergency_tel_number,emergency_address.zip_code,emergency_address.pref,emergency_address.city,emergency_address.street,emergency_address.building,emergency_address.literal_yomi,emergency_address.country_number,resident_card_address.zip_code,resident_card_address.pref,resident_card_address.city,resident_card_address.street,resident_card_address.building,resident_card_address.literal_yomi,resident_card_address_head_of_family,resident_card_address_relation_name,position,position1,position2,position3,occupation,emp_status,entered_at,resigned_at,resigned_reason,emp_ins_insured_person_number,emp_ins_qualified_at,emp_ins_disqualified_at,soc_ins_insured_person_number,hel_ins_insured_person_number,basic_pension_number,soc_ins_qualified_at,soc_ins_disqualified_at,monthly_income_currency,monthly_income_goods,monthly_standard_income_updated_at,monthly_standard_income_hel,monthly_standard_income_pns,payment_period.name,having_spouse,spouse_yearly_income,nearest_station_and_line,commutation_1_expenses,commutation_1_period,commutation_1_single_fare,commutation_2_expenses,commutation_2_period,commutation_2_single_fare,foreign_resident_last_name,foreign_resident_first_name,foreign_resident_middle_name,foreign_resident_card_number,nationality_code,resident_status_type,resident_status_other_reason,resident_end_at,having_ex_activity_permission,other_be_workable_type,contract_type,contract_start_on,contract_end_on,contract_renewal_type,handicapped_type,handicapped_note_type,handicapped_note_delivery_at,working_student_flag,school_name,enrolled_at,working_student_income,employment_income_flag,business_income_flag,devidend_income_flag,estate_income_flag,widow_type,widow_reason_type,widow_memo,tax_cd,bank_account1.name,bank_account1.bank_code,bank_account1.bank_branch_code,bank_account1.account_type,bank_account1.account_number,bank_account1.account_holder_name,bank_account1.transfer_type,bank_account1.specified_transfer_amount,bank_account1.transfer_category,bank_account2.name,bank_account2.bank_code,bank_account2.bank_branch_code,bank_account2.account_type,bank_account2.account_number,bank_account2.account_holder_name,bank_account2.transfer_type,bank_account2.specified_transfer_amount,bank_account2.transfer_category,bank_account3.name,bank_account3.bank_code,bank_account3.bank_branch_code,bank_account3.account_type,bank_account3.account_number,bank_account3.account_holder_name,bank_account3.transfer_type,bank_account3.specified_transfer_amount,bank_account3.transfer_category,bank_account4.name,bank_account4.bank_code,bank_account4.bank_branch_code,bank_account4.account_type,bank_account4.account_number,bank_account4.account_holder_name,bank_account4.transfer_type,bank_account4.specified_transfer_amount,bank_account4.transfer_category

「ヘッダーの種類」が論理名の場合：

ユーザーID,社員番号,姓,名,事業所名,部署1 部署,部署2 部署,部署3 部署,雇用形態,姓（ヨミガナ）,名（ヨミガナ）,ビジネスネーム：姓,ビジネスネーム：名,ビジネスネーム：姓（ヨミガナ）,ビジネスネーム：名（ヨミガナ）,生年月日,戸籍上の性別,メールアドレス,電話番号,現住所（郵便番号）,現住所（都道府県）,現住所（市区町村）,現住所（丁目・番地）,現住所（建物名・部屋番号）,現住所（ヨミガナ）,現住所（国コード）,現住所の世帯主,現住所の世帯主の続柄,緊急連絡先の続柄,緊急連絡先の姓,緊急連絡先の名,緊急連絡先の姓（ヨミガナ）,緊急連絡先の名（ヨミガナ）,緊急連絡先の電話番号,緊急連絡先の住所（郵便番号）,緊急連絡先の住所（都道府県）,緊急連絡先の住所（市区町村）,緊急連絡先の住所（丁目・番地）,緊急連絡先の住所（建物名・部屋番号）,緊急連絡先の住所（ヨミガナ）,緊急連絡先の住所（国コード）,住民票住所（郵便番号）,住民票住所（都道府県）,住民票住所（市区町村）,住民票住所（丁目・番地）,住民票住所（建物名・部屋番号）,住民票住所（ヨミガナ）,住民票住所の世帯主,住民票住所の世帯主の続柄,役職,部署1　役職,部署2　役職,部署3　役職,業務内容,在籍状況,入社年月日,退職年月日,退職事由,雇用保険の被保険者番号,雇用保険の資格取得年月日,雇用保険の資格喪失年月日,厚生年金保険の被保険者整理番号,健康保険の被保険者整理番号,基礎年金番号,社会保険の資格取得年月日,社会保険の資格喪失年月日,報酬月額（通貨）,報酬月額（現物）,標準報酬月額の改定年月日,健康保険の標準報酬月額,厚生年金の標準報酬月額,給与支給形態,配偶者の有無,配偶者の年収,通勤経路,通勤手当1の定期券代,通勤手当1の期間,通勤手当1の片道運賃,通勤手当2の定期券代,通勤手当2の期間,通勤手当2の片道運賃,在留資格認定証明書：姓,在留資格認定証明書：名,在留資格認定証明書：ミドルネーム,在留カード番号,国籍コード,在留資格,在留資格不明理由,在留期日,資格外活動許可の有無,派遣・請負就労区分,契約種別,契約開始日,契約終了日,契約更新の有無,障害者区分,障害者手帳の種類,障害者手帳の交付年月日,勤労学生フラグ,勤労学生：学校名,勤労学生：入学年月日,勤労学生：所得の見積額,勤労学生：給与所得フラグ,勤労学生：事業所得フラグ,勤労学生：配当所得フラグ,勤労学生：不動産所得フラグ,寡婦・ひとり親,寡婦・ひとり親の理由,寡婦・ひとり親の備考,課税区分,給与振込口座1 口座情報の名称,給与振込口座1 銀行コード,給与振込口座1 支店コード,給与振込口座1 預金種別,給与振込口座1 口座番号,給与振込口座1 名義（カタカナ）,給与振込口座1 支給区分,給与振込口座1 固定額,給与振込口座1 支給種別,給与振込口座2 口座情報の名称,給与振込口座2 銀行コード,給与振込口座2 支店コード,給与振込口座2 預金種別,給与振込口座2 口座番号,給与振込口座2 名義（カタカナ）,給与振込口座2 支給区分,給与振込口座2 固定額,給与振込口座2 支給種別,給与振込口座3 口座情報の名称,給与振込口座3 銀行コード,給与振込口座3 支店コード,給与振込口座3 預金種別,給与振込口座3 口座番号,給与振込口座3 名義（カタカナ）,給与振込口座3 支給区分,給与振込口座3 固定額,給与振込口座3 支給種別,給与振込口座4 口座情報の名称,給与振込口座4 銀行コード,給与振込口座4 支店コード,給与振込口座4 預金種別,給与振込口座4 口座番号,給与振込口座4 名義（カタカナ）,給与振込口座4 支給区分,給与振込口座4 固定額,給与振込口座4 支給種別

 

JSONファイルはSmartHRとスプレッドシートのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。

 

 

04-2.png

 

続いて、「SmartHR - Convert crews data」タスクの画面について説明します。
下図の「項目名」はスプレッドシートのヘッダーを指しており、「出力指定」はSmartHRの項目を指しております。SmartHRの項目とその説明、ActRecipeのJSON項目名は以下の資料をご確認ください。

SmartHR連携項目v1.5

「出力指定」には上記ファイルの「SmartHR項目説明 (論理名)」または「ActRecipeのJSON項目名」のみ指定可能です。設定値は「SmartHR 社員情報取得 (カスタム従業員項目対応)」タスクの「ヘッダーの種類」に依存しますので、以下の組み合わせとなるようご対応ください。

  • 「出力指定」に「SmartHR項目説明 (論理名)」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「論理名」を指定します。
  • 「出力指定」に「ActRecipeのJSON項目名」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「物理名」を指定します。物理名を指定した場合もカスタム従業員項目はSmartHRの論理名が出力されますので、カスタム従業員項目を出力される場合は「ヘッダーの種類」を「論理名」としていただくことを推奨します。

「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。

スクリーンショット 2024-04-03 9.39.12.png

 

「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えば、SmartHRの「姓」と「名」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。

出力区分：計算式
出力指定：#(姓)&#(名)

スクリーンショット 2024-04-03 9.46.42.png

  • 参照ファイル内の値を参照したい場合
    ※ 参照ファイル（下記赤枠にセットするファイル）：SmartHRから取得したい従業員情報とは別に変換時に外部マスタとして参照するファイルを指します。
    ActRecipeのファイル一覧画面（https://app.actrecipe.com/v2/files）
    参照ファイルCSV.png
    フォーマット：$([ファイル番号]:"[カラム名]")
    上記の「ファイル番号」はActRecipeのファイル一覧内のファイル番号を指します。「カラム名」はファイル一覧に保存したCSVファイルのカラム名を指します。
    ※ ファイル一覧内のCSVファイルが対象であり、マスターファイル以外のファイルも指定可能です

    【例】
    以下のファイル番号およびカラム名指定をする場合の計算式は「$(362025:"事業所名")」となります。
    ※カラム名前後のダブルクォートは必須ですので省略せずご入力ください。
    ・ファイル番号：362025
    ・指定するカラム名：事業所名

    【ユースケース】
SmartHRから取得した事業所名を、ファイル一覧内の”変換表（マッピングCSV）”を参照して、事業所名コードに変換
【計算式】
IFS(
#(事業所名) = $(362025:"事業所名"), $(362025:"事業所名コード"),
TRUE, "該当なし"
)

    SmartHR変換前.png

    変換コード.png

    Smarty.png
     

給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート

出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。

 

4.Googleスプレッドシートの出力設定

「Google Sheets - Write CSV data」を押下し、設定を展開します。

続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

Google ドライブの連携設定は以下をご参照ください。

Google ドライブ連携設定

 

内容を確認して「許可」を押下すると、ダイアログが閉じ、トークンが自動入力されます。

  • データ上書き：スプレッドシートのデータを上書きする場合はチェックを入れます。
  • スプレッドシートのURL：取得したSmartHRの情報を書き込むURLを入力します。
    　スプレッドシートの共有リンクの取得方法はこちらをご覧ください。
  • 新しいシートを作成する：連携時に新たなシートを作成する場合はチェックを付けます。

 

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピの実行に成功すると、SmartHR上の指定した項目および値がスプレッドシートに出力されます。

 

08.png

 

 

【注意事項】SmartHR - スプレッドシート連携 で取得可能な従業員情報の取扱いについて

  •  取得できる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
    詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/
  • Goolgleスプレッドシートの共有権限設定は、共有範囲や有効期間を限定し、ファイルを一般公開しないことを推奨いたします。
    詳しくは、*Google ドライブのファイルを共有する* を参照してください。
    https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja

 

エクスポートテンプレートついて

本レシピに適用可能なエクスポートテンプレートは下記ページをご覧ください。

 

Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。
 

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

その他のSmartHR連携ができるレシピ

 

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