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給与システム等から出力した給与明細データのCSVファイルをSmartHRへ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRの利用契約が必要になります。
【ご説明動画】
レシピのご利用の流れをまとめておりますのでご覧ください。
0.事前準備
- 「CSVファイル - SmartHR給与明細連携」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
- 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe - 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
- アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
- アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
- 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)
連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。
※
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。
1.マイレシピへの登録
メニューの「シェアレシピ」から、「CSVファイル - SmartHR給与明細連携にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考:シェアレシピ・マイレシピとはなんですか?
ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考:レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか?
2.CSVファイルとSmartHR項目のマッピング設定
「Convert CSV data to SmartHR format」タスクを押下し、設定を展開します。
読み込ませる給与明細データは、事前に「ファイル一覧」画面よりアップロードしてください。アップロードするCSVファイルは「1従業員データが1行」となっていれば問題ございません。項目の並び順や形式はActRecipe上で自動的にマッピングすることができます。また、アップロードしたCSVファイルはレシピ実行時に使用します。
マッピングテンプレート項目は以下の通りです。
社員番号,支給タイプ,支給日,対象期間(From),対象期間(To),記数法,給与明細の名前(管理者向け),給与明細の名前(従業員向け),備考,基本給,所定就労日,出勤日数,遅刻早退時間,職務手当,健康保険料,雇用保険料,住民税,財形貯蓄,差引支給額,支給合計,控除合計,その他合計
上記のマッピングテンプレートは下記よりダウンロードしてご利用ください。
CSVファイル - SmartHR給与明細連携用JSONファイルv1.0
マッピングテンプレートの内容は以下の通りです。
[SmartHRの項目名:CSVファイルのカラムまたは入力フォーマット]
*の付く項目は必須です。
- 社員番号*:CSVファイル上の社員番号カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
【例】#(社員番号) - 支給タイプ*:支給タイプを「salary」または「bonus」から指定します。
salary:給与
bonus:賞与 - 支給日*:支給日を[YYYY-MM-DD]のフォーマットで指定します。
【例】2024-10-25 - 対象期間(From)*:対象期間の開始日を[YYYY-MM-DD]のフォーマットで指定します。
【例】2024-09-01 - 対象期間(To)*:対象期間の終了日を[YYYY-MM-DD]のフォーマットで指定します。
【例】2024-09-30 - 記数法*:記数法を「as_is」「force_sexagesimal」「force_decimal」のいずれかで指定します。
as_is:取り込みデータの時間表示形式に従う
force_sexagesimal:小数点表示だが、60進法としての時間を意味している
force_decimal:コロン表示だが、10進法としての時間を意味している - 給与明細の名前(管理者向け)*:管理者に表示される給与明細の名前を指定します。
【例】XX株式会社 2024(令和06)年10月25日支給分 給与明細 -
給与明細の名前(従業員向け)*:従業員に表示される給与明細の名前を指定します。インポートデータのキーは本項目となります。過去に使用したものと同一の名称でインポートすると元の給与明細のステータスが「未確定」に戻され、元のデータに存在しない値や更新された値がインポートされます。
【例】2024(令和06)年10月25日支給分 給与明細
- 備考:CSVファイル上の備考カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 基本給:CSVファイル上の基本給カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 所定就労日:CSVファイル上の所定就労日カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 出勤日数:CSVファイル上の出勤日数カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 遅刻早退時間:CSVファイル上の遅刻早退時間カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 職務手当:CSVファイル上の職務手当カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 健康保険料:CSVファイル上の健康保険料カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 雇用保険料:CSVファイル上の雇用保険料カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 住民税:CSVファイル上の住民税カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 財形貯蓄:CSVファイル上の財形貯蓄カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 差引支給額:CSVファイル上の差引支給額カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 支給合計:CSVファイル上の支給合計カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- 控除合計:CSVファイル上の控除合計カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
- その他合計:CSVファイル上のその他合計カラムのラベルを「#(カラム名)」のフォーマットで指定します。
各インポート項目の記入方法はSmartHRのヘルプ等をご覧ください。
JSONファイルはSmartHRとCSVファイルのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。
「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。
給与システム等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート
出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。
3.SmartHRの認証情報設定
「SmartHR - 給与明細登録更新」を押下し、設定を展開します。
SmartHRと連携済みでない場合は「SmartHRへ接続する」ボタンをクリックし、SmartHRとの接続認証を行います。SmartHRと連携済みであれば「サブドメイン」にお客様のSmartHR環境のサブドメインが表示されます。接続先のSmartHRのテナントを変更または削除する場合は「テナントの変更・解除」をクリックしてください。
レシピを実行する (自動実行はこちら)
マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。レシピ実行の際に表示される下記の画面より「ファイルを選択する」ボタンからアップロードするCSVファイルを指定し、「実行」ボタンをクリックします。
レシピの実行に成功すると、CSVファイルの情報がSmartHRへ連携・登録されます。CSVファイルのカラムにSmartHRに存在しない項目名が存在する場合はレシピの実行ステータスが「WARNING」となり実行ログには「不正なリクエストパラメータです。」というメッセージが表示されます。
給与明細のインポートに成功しますとSmartHRの「給与明細管理」の画面にてインポートデータが確認できます。レシピの実行直後の給与明細のステータスは「未確定」となりますので、内容を確認の上「確定」や通知設定をご対応ください。
【注意事項】CSVファイル - SmartHR給与明細連携でインポート可能な情報の取扱いについて
- インポートできる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/
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