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カオナビ上の社員情報をスプレッドシートへ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にGoogle Workspaceおよびカオナビの利用契約が必要になります。
1.マイレシピへの登録
メニューの「シェアレシピ」から、「カオナビ - スプレッドシート連携」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？
ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？
2.カオナビの連携設定
「kaonavi - Get members」を押下し、設定を展開します。
次の内容を入力し、保存ボタンを押下します。
- Consumer Key (v2)：カオナビのConsumer Keyを入力します。
Consumer Secret (v2)：カオナビのConsumer Secretを入力します。
※公開API v2 の認証情報を入力してください。
3.書き込むスプレッドシートの設定
「Google Sheets - Write kaonavi member infomation」を押下し、設定を展開します。
ここでのスプレッドシートは スプレッドシート - カオナビ連携レシピ で使用するものと同一のスプレッドシートの指定が可能です。同一のスプレッドシートを2つのレシピで使用することで、カオナビ上の社員情報とスプレッドシート上の社員情報を同期することができます。ただし、いくつか仕様上の補足事項がありますので各レシピ設定ガイドの内容をご確認ください。
続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。
Google設定は以下を参照してください。
内容を確認して「許可」を押下すると、ダイアログが閉じ、トークンが自動入力されます。
- スプレッドシートのURL (Spreadsheet URL)：書き込むスプレッドシートのURLを入力します。
- Sheet Number：最初のシート以外を使用する場合はシート番号を入力します。
レシピを実行する (自動実行はこちら)
マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。
実行に成功すると、カオナビの社員情報がスプレッドシートに出力されています。
補足事項
- カオナビの連携には項目名を使用しております。カオナビ上では同一の項目名の設定が可能なのですが、ActRecipeでは同一名称の場合は判別ができず意図しない項目の更新をしてしまう可能性あります。そのため、項目名は必ずユニークにご設定ください。
- スプレッドシート上では「社員番号」をキーとして処理しておりますので、「社員番号」は重複することなくご記入ください。
- スプレッドシートへのメンバーの出力順序はカオナビAPIに依存しているため、必ずしも社員番号順にはなりません。
- シートにないカラムは自動追加しますがカラムの出力順はAPIに依存します。カラム順を変更されたい場合は、本レシピを連携後に適宜手動で入れ替えてください。
- カオナビ側のカスタム項目が増えた場合、シート右端に自動追加します。
- カスタム項目が減ってもシートのカラムは自動削除しません。
- レシピを実行すると、カオナビの情報でシートの全情報を更新します。シートのメンバー情報を編集中にレシピ実行すると、編集した内容が消えてしまうのでご注意ください。
- 指定したシートに全メンバー情報を出力します。
社員番号をキーに、シートにいないメンバー情報は追加され、シートにあるメンバー情報はカオナビ側と差異のある項目を更新します。 - シートに新規追加したメンバーは下記カラムを更新します。
－処理日：レシピ実行日付（既に登録済みメンバーであることを示すため） - カオナビ側でメンバーを削除してもスプレッドシート上の社員情報は削除されません。
このレシピで連携できるSaaSについて