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SmartDB上で承認済みとなった業務に紐づく添付ファイルをSharePointへ連携する方法を解説します。
このレシピを利用するには事前にSmartDBおよびMicrosoft365の利用契約が必要となります。
1.マイレシピへの登録
メニューの「シェアレシピ」から、「SmartDB - SharePoint連携」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。
メニューの「マイレシピ」から、コピーしたレシピの編集ボタンを押下します。
レシピ名とレシピ説明を任意に入力し、保存します。
2.承認を終えたチケット情報の取得方式の指定
「SmartDB - Get contracted files」を押下し、設定を展開します。
次の内容を入力し、保存ボタンを押下します。
- ドメイン:SmartDBのログインURLのドメインを入力します。 (https://{ドメイン}.smartdb.jp)
- ログインID:SmartDBのログインIDを入力します。
- ログインパスワード:SmartDBのログインパスワードを入力します。
- 検索する業務名(オプション):承認チケットを検索する業務名を入力します。部分一致で検索します。
- 連携する項目名(オプション):連携対象のファイルを添付している項目名を入力します。正規表現を利用できます。
- 業務終了日の検索開始日(オプション):承認チケット検索期間の開始日を入力します。
- 業務終了日の検索終了日(オプション):承認チケット検索期間の終了日を入力します。
- 重複取得をする(オプション):承認チケットの重複取得を許可する場合はチェックします。
1チケット(業務)あたりの添付ファイルの取得上限は30件となり、31件以上はスキップされます。
3.SharePointタスクの設定
「SharePoint - Put files」を押下し、設定を展開します。
次の内容を入力し、保存ボタンを押下します。
※トークンの発行までは【タスク設定】SharePointを参照
- サイト名:アップロード先のサイト名を入力します。
- ドキュメントライブラリ名:アップロード先のドキュメントライブラリ名を入力します。
- 配置先フォルダパス:アップロード先のフォルダパスを入力します。入力しなかった場合、ドキュメントライブラリ直下に保存します。
- 同名ファイルが存在する場合、リネームして保存する:チェックを付けると同一ファイル名がすでにSharePointに存在していた場合、リネームして保存します。
- ファイルが存在しない場合にエラーにしない:チェックを付けるとアップロードするファイルがなくてもレシピが正常終了します。
【設定例】下図のtestフォルダに保存したい場合のレシピ設定を示します。
・サイト名:SharePoint連携デモ
・ドキュメントライブラリ名:ドキュメント
・配置先フォルダパス:/test
レシピを実行する (自動実行はこちら)
「マイレシピ」から「実行」ボタンを押下します。
実行履歴からレシピが成功したか確認できます。
実行に成功すると、連携先に指定したフォルダーにファイルが配置されます。
このレシピで連携できるSaaSについて