SmartDB上で承認済みとなった業務に紐づく添付ファイルをSharePointへ連携する方法を解説します。

このレシピを利用するには事前にSmartDBおよびMicrosoft365の利用契約が必要となります。

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「SmartDB - SharePoint連携」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。

メニューの「マイレシピ」から、コピーしたレシピの編集ボタンを押下します。

レシピ名とレシピ説明を任意に入力し、保存します。

2.承認を終えたチケット情報の取得方式の指定

「SmartDB - Get contracted files」を押下し、設定を展開します。

次の内容を入力し、保存ボタンを押下します。

• ドメイン：SmartDBのログインURLのドメインを入力します。 (https://{ドメイン}.smartdb.jp)
• ログインID：SmartDBのログインIDを入力します。
• ログインパスワード：SmartDBのログインパスワードを入力します。
• 検索する業務名（オプション）：承認チケットを検索する業務名を入力します。部分一致で検索します。
• 連携する項目名（オプション）：連携対象のファイルを添付している項目名を入力します。正規表現を利用できます。
• 業務終了日の検索開始日（オプション）：承認チケット検索期間の開始日を入力します。
• 業務終了日の検索終了日（オプション）：承認チケット検索期間の終了日を入力します。
• 重複取得をする（オプション）：承認チケットの重複取得を許可する場合はチェックします。

1チケット（業務）あたりの添付ファイルの取得上限は30件となり、31件以上はスキップされます。

3.SharePointタスクの設定

「SharePoint - Put files」を押下し、設定を展開します。

次の内容を入力し、保存ボタンを押下します。

※トークンの発行までは【タスク設定】SharePointを参照

• サイト名：アップロード先のサイト名を入力します。
• ドキュメントライブラリ名：アップロード先のドキュメントライブラリ名を入力します。
• 配置先フォルダパス：アップロード先のフォルダパスを入力します。入力しなかった場合、ドキュメントライブラリ直下に保存します。
• 同名ファイルが存在する場合、リネームして保存する：チェックを付けると同一ファイル名がすでにSharePointに存在していた場合、リネームして保存します。
• ファイルが存在しない場合にエラーにしない：チェックを付けるとアップロードするファイルがなくてもレシピが正常終了します。

【設定例】下図のtestフォルダに保存したい場合のレシピ設定を示します。
・サイト名：SharePoint連携デモ
・ドキュメントライブラリ名：ドキュメント
・配置先フォルダパス：/test

レシピを実行する (自動実行はこちら)

「マイレシピ」から「実行」ボタンを押下します。

実行履歴からレシピが成功したか確認できます。

実行に成功すると、連携先に指定したフォルダーにファイルが配置されます。

このレシピで連携できるSaaSについて

• SmartDB
• SharePoint