メインコンテンツへスキップ

CSVファイル - SmartHR連携 (従業員情報)

  • 更新

本レシピはStandardプラン以上の有償プランでご利用いただけます。ご利用をご希望の場合は下記よりお問い合わせください。

お問い合わせ | ActRecipe

 

カスタム従業員項目を含む任意の従業員情報のCSVファイルをSmartHRへ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRの利用契約が必要になります。

 

0.事前準備

  1. 「CSVファイル - SmartHR連携 (従業員情報)」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「CSVファイル - SmartHR連携 (従業員情報)」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「CSVファイル - SmartHR連携 (従業員情報)」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.CSVファイルとSmartHR項目のマッピング設定

「Convert CSV data to SmartHR format」タスクを押下し、設定を展開します。

「CSVデータファイル」からはSmartHRにアップロードするCSVファイルを選択します。事前にActRecipeの「ファイル一覧」メニューよりCSVファイルのアップロードをお願いします。
後述するマッピングを使用しない場合はCSVファイル上の全てのデータがSmartHRへ連携されます。

デフォルトのインポート項目は以下の通りです。

user_id,emp_code,last_name,first_name,biz_establishment.name,department1,department2,department3,employment_type.name,last_name_yomi,first_name_yomi,business_last_name,business_first_name,business_last_name_yomi,business_first_name_yomi,birth_at,gender,email,tel_number,address.zip_code,address.pref,address.city,address.street,address.building,address.literal_yomi,address.country_number,address_head_of_family,address_relation_name,emergency_relation_name,emergency_last_name,emergency_first_name,emergency_last_name_yomi,emergency_first_name_yomi,emergency_tel_number,emergency_address.zip_code,emergency_address.pref,emergency_address.city,emergency_address.street,emergency_address.building,emergency_address.literal_yomi,emergency_address.country_number,resident_card_address.zip_code,resident_card_address.pref,resident_card_address.city,resident_card_address.street,resident_card_address.building,resident_card_address.literal_yomi,resident_card_address_head_of_family,resident_card_address_relation_name,position,position1,position2,position3,occupation,emp_status,entered_at,resigned_at,resigned_reason,emp_ins_insured_person_number,emp_ins_qualified_at,emp_ins_disqualified_at,soc_ins_insured_person_number,hel_ins_insured_person_number,basic_pension_number,soc_ins_qualified_at,soc_ins_disqualified_at,monthly_income_currency,monthly_income_goods,monthly_standard_income_updated_at,monthly_standard_income_hel,monthly_standard_income_pns,payment_period.name,having_spouse,spouse_yearly_income,nearest_station_and_line,commutation_1_expenses,commutation_1_period,commutation_1_single_fare,commutation_2_expenses,commutation_2_period,commutation_2_single_fare,foreign_resident_last_name,foreign_resident_first_name,foreign_resident_middle_name,foreign_resident_card_number,nationality_code,resident_status_type,resident_status_other_reason,resident_end_at,having_ex_activity_permission,other_be_workable_type,contract_type,contract_start_on,contract_end_on,contract_renewal_type,handicapped_type,handicapped_note_type,handicapped_note_delivery_at,working_student_flag,school_name,enrolled_at,working_student_income,employment_income_flag,business_income_flag,devidend_income_flag,estate_income_flag,widow_type,widow_reason_type,widow_memo,tax_cd,bank_account1.name,bank_account1.bank_code,bank_account1.bank_branch_code,bank_account1.account_type,bank_account1.account_number,bank_account1.account_holder_name,bank_account1.transfer_type,bank_account1.specified_transfer_amount,bank_account1.transfer_category,bank_account2.name,bank_account2.bank_code,bank_account2.bank_branch_code,bank_account2.account_type,bank_account2.account_number,bank_account2.account_holder_name,bank_account2.transfer_type,bank_account2.specified_transfer_amount,bank_account2.transfer_category,bank_account3.name,bank_account3.bank_code,bank_account3.bank_branch_code,bank_account3.account_type,bank_account3.account_number,bank_account3.account_holder_name,bank_account3.transfer_type,bank_account3.specified_transfer_amount,bank_account3.transfer_category,bank_account4.name,bank_account4.bank_code,bank_account4.bank_branch_code,bank_account4.account_type,bank_account4.account_number,bank_account4.account_holder_name,bank_account4.transfer_type,bank_account4.specified_transfer_amount,bank_account4.transfer_category

 

また、インポート時に必須となる項目は以下の通りです。
[社員番号、在籍状況、姓、名、姓（ヨミガナ）、名（ヨミガナ）、戸籍上の性別]

上記のうち、「社員番号」が既存データと一致する場合は更新を行い、一致しない場合は新規登録となります。

 

ここから先の記述はIT担当者向けの内容となりますので、SmartHRへアップロードするCSVを固定にされたい場合や設定内容がご不明な場合はスキップしてください。

CSV内のデータを変換したり一部のデータに絞り込んでSmartHRへ連携する場合にはマッピング機能を使用します。

  • 以下のファイルをローカルPC環境等に保存します。
    SmartHR - インポート用JSONファイル(論理名)v1.4 
  • レシピの編集画面より、アップロードアイコンから上記のJSONファイルをアップロードします。JSONファイルが未設定の場合には下記のデフォルト項目が全てSmartHRへ連携されます。

JSONファイルはSmartHRとCSVファイルのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。

 

 

04-2.png

 

続いて、「Convert CSV data to SmartHR format」タスクの画面について説明します。
下図の「項目名」はSmartHRの項目の物理名を指しており、「出力指定」はCSVファイルのヘッダー項目を指しております。SmartHRの項目とその説明は以下の資料をご確認ください。

SmartHR連携項目(インポート用)ver1.4

「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。
インポート項目にないカラムが含まれている場合、インポート処理は「成功」と表示されますが、存在しないカラムのデータはSmartHRにはインポートされず、無視されます。
インポートを行う際は、事前にSmartHRの連携可能なインポート項目とスプレッドシートのカラムが一致しているか必ずご確認ください。

「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。

スクリーンショット 2024-04-03 9.39.12.png

 

「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えば、CSVの項目の「姓」と「名」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。

出力区分：計算式
出力指定：#(姓)&#(名)

スクリーンショット 2024-04-03 9.46.42.png

 

コンバート機能の詳細や出力指定のサンプルは下記ページをご覧ください。
コンバートの設定方法を教えてください

給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート
 

出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。

 

給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート

出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。

 

3.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR - Update or Register Employee Information」を押下し、設定を展開します。

SmartHRと連携済みであれば「サブドメイン」にお客様のSmartHR環境のサブドメインが表示されます。

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「テナントの変更・解除」をクリックし、続いて「接続解除」をクリックします。

  • 退職者を含める（オプション）：本オプションを有効にすることで、SmartHR上の従業員の在籍状況が”退職済”であっても、従業員情報を更新します。（デフォルトでは、退職済従業員は更新されません）スクリーンショット 2025-11-06 091146.png

 

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピの実行に成功すると、CSVファイルの情報がSmartHRへ連携・登録されます。連携データのうち登録ができなかったレコードは実行ログに出力されますのでレシピ実行履歴をご確認ください。
また出力結果のCSVファイルが「results_[インポートファイル名]」のフォーマットでファイル一覧に出力されます。
 

「口座情報」についてはSmartHR上のステータスが「無効」となっている場合にはインポートが行われず、レシピの実行ステータスはWARNINGとなります。正しくインポートするためにはSmartHR上で口座のステータスを「有効」に変更した上でレシピ実行をお願いいたします。

 

 

【注意事項】CSVファイル - SmartHR連携 (従業員情報) でインポート可能な従業員情報の取扱いについて

  •  インポートできる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
    詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/

 

Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。
 

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

その他のSmartHR連携ができるレシピ

 

関連記事