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SmartHR - メールアラート

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本レシピはFreeプランにて無料でご利用いただけます。アカウント登録が完了されていない場合は下記よりご登録ください。

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SmartHR上の従業員情報の更新時に各種アラートメールを行う方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRの利用契約が必要になります。

 

メールアラートレシピをご活用いただいるお客様のお声はこちら

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メールアラート.png

 

【ご説明動画】

レシピのご利用の流れをまとめておりますのでご覧ください。

 

0.事前準備

  1. 「SmartHR - メールアラート」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - メールアラート」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「SmartHR - メールアラート」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。

01.png


続いて「マイレシピ」から、レシピ名をクリックするか操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

02.png

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

03.png

 

2.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR 社員情報取得 (OAuth)」を押下し、設定を展開します。

本タスクでは、以下の設定を行います。

  • サブドメイン (自動入力)：SmartHRとの連携ができていれば自動的にサブドメイン名がセットされます。
  • 取得データの種類
    • 物理名：システム上設定されているラベル名や項目名が取得されます。例えば、性別項目は「gender」というラベル名となり、値は「male」「female」となります。
    • 論理名：画面に表示されるラベル名や項目名が取得されます。例えば、性別項目は「戸籍上の性別」というラベル名となり、値は「男性」「女性」となります。
  • フリーワード検索 (オプション)：SmartHRからの一度に取得するデータ件数(従業員数)が10,000件を超える場合等にはレシピ実行がタイムアウトエラー(サーバー応答コード: 202、または、504)となる可能性があります。そのような場合に、取得データを絞り込んでデータを取得できるオプションです。この機能は、SmartHR従業員リストの検索ボックスと同様の検索・絞り込みが可能です。例えば、社員番号の「0001」を指定しますと「00001」および「00010〜00019」が取得対象となります。他にも氏名、ビジネスネーム、部署名、役職名、事業所でも絞り込むことができます。本項目に値がある場合には下記の「詳細検索」の設定が無効となりますのでご留意ください。
  • 詳細検索 (オプション)：フリーワード検索よりも細かな条件で対象データを絞り込むことができます。条件指定は最大10件まで行うことができます。
    [社員番号, ユーザーID, 従業員のID, 戸籍上の性別, 雇用形態, 在籍状況, 入社年月日-開始日, 入社年月日-終了日, 部署ID, フリーワード検索]

04.png

 

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「テナントの変更・解除」をクリックし、続いて「接続解除」をクリックします。

 

3.メールアラートトリガーの設定

「SmartHR アラートトリガー条件チェック」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、以下の設定を行います。

  • 初回通知を有効にする（オプション）：標準では1回目のレシピ実行では通知が行われず、2回目以降のレシピ実行でSmartHR上のデータに差分があった場合に下記「アラート種別」の条件チェックが行われます。このオプションを有効にすることで、初回のレシピ実行から「アラート種別」の条件チェックが行われメールが通知されるようになります。条件に該当した場合に確実にメール通知されたい場合は本オプションを有効化してください。なお、本オプションを有効にしますと初回のレシピ実行で多数のレコードを含むメールが送信される可能性ありますのでご留意ください。
  • メールを再送する（オプション）：標準では1度送信されたメールの再送は行われません。このオプションを有効にすることで、送信済みの内容も再度通知されることとなります。本オプションは検証用ですので、メール本文等の内容が確定した後には無効化していただいた上でレシピを自動化してご利用ください。なお、本オプションと上記の「初回通知を有効にする（オプション）」を同時に有効にしていただくことでレシピ実行時に確実にメールが送信されますので、検証時には両オプションを有効化していただくことを推奨いたします。
  • アラート種別：あらかじめ用意された種別の中よりアラート送信したい内容を選択します。各アラートの内容は下記の「アラート内容」をご覧ください。
  • メール件名：送信するメールの件名を設定します。件名にはSmartHRの項目名(※)を変数をして使用することができます。
  • メール本文：アラートメールの本文を設定します。件名にはSmartHRの項目名(※)を変数をして使用することができます。

05.png

 

※ 例えば「社員番号」を変数として使用する場合は「#(社員番号)」と指定することができます。

SmartHRの項目名は下記ページの「SmartHR項目説明」をご利用ください。

SmartHR連携項目

 

アラート内容
[アラート種別：条件]

・「契約終了日」120日前経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が120日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が将来日付の120日以内となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年3月3日以降になった場合。
・「契約終了日」90日前経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が90日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が将来日付の90日以内となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年4月2日以降になった場合。
・「契約終了日」60日前経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が60日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が将来日付の60日以内となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年5月2日以降になった場合。
・「契約終了日」30日前経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が30日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が将来日付の30日以内となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年6月1日以降になった場合。
・「契約終了日」15日前経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が15日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が将来日付の15日以内となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年6月16日以降になった場合。
・「契約終了日」14日前経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が15日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が将来日付の14日以内となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年6月17日以降になった場合。
・「契約終了日」7日前経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が7日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が将来日付の7日以内となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年6月24日以降になった場合。
・「契約終了日」当日経過：「#(契約終了日) - 現在日付」が0日以内となった場合
　説明：「契約終了日」の日付が現在日付となった場合に通知。
　例：「契約終了日」が2024年6月30日、現在日付が2024年6月30日になった場合。
・「在留期日」120日前経過：「#(在留期日) - 現在日付」が120日以内となった場合
　説明：「在留期日」の日付が将来日付の120日以内となった場合に通知。
　例：「在留期日」が2024年6月30日、現在日付が2024年3月3日以降になった場合。
・「在留期日」90日前経過：「#(在留期日) - 現在日付」が90日以内となった場合
　説明：「在留期日」の日付が将来日付の90日以内となった場合に通知。
　例：「在留期日」が2024年6月30日、現在日付が2024年4月2日以降になった場合。
・「在留期日」60日前経過：「#(在留期日) - 現在日付」が60日以内となった場合
　説明：「在留期日」の日付が将来日付の60日以内となった場合に通知。
　例：「在留期日」が2024年6月30日、現在日付が2024年5月2日以降になった場合。
・「在留期日」30日前経過：「#(在留期日) - 現在日付」が30日以内となった場合
　説明：「在留期日」の日付が将来日付の30日以内となった場合に通知。
　例：「在留期日」が2024年6月30日、現在日付が2024年6月1日以降になった場合。
・「在留期日」15日前経過：「#(在留期日) - 現在日付」が15日以内となった場合
　説明：「在留期日」の日付が将来日付の15日以内となった場合に通知。
　例：「在留期日」が2024年6月30日、現在日付が2024年6月16日以降になった場合。
・従業員の59歳誕生月経過：「現在月 - 生年月」が60年以内となった場合
　説明：従業員が59歳になる月となった場合
　例：従業員の「生年月日」が1964年6月30日、現在日付が2023年6月1日になった場合。
・従業員の60歳誕生月経過：「現在月 - 生年月」が60年となった場合
　説明：従業員が60歳になる月となった場合
　例：従業員の「生年月日」が1964年6月30日、現在日付が2024年6月1日になった場合。
・従業員の65歳誕生月経過：「現在月 - 生年月」が65年となった場合
　説明：従業員が65歳になる月となった場合
　例：従業員の「生年月日」が1959年6月30日、現在日付が2024年6月1日になった場合。
・従業員の70歳誕生月経過：「現在月 - 生年月」が70年となった場合
　説明：従業員が70歳になる月となった場合
　例：従業員の「生年月日」が1954年6月30日、現在日付が2024年6月1日になった場合。
・従業員の75歳誕生月経過：「現在月 - 生年月」が75年となった場合
　説明：従業員が75歳になる月となった場合。
　例：従業員の「生年月日」が1954年6月30日、現在日付が2024年6月1日になった場合。
・「入社年月日」登録更新通知：新たに「#(入社年月日)」が登録された場合、または、更新された場合
　説明：従業員の「入社年月日」が登録または更新された場合に通知。
　例：従業員の「入社年月日」が2024年6月1日と入力された場合。
・「退職年月日」登録更新通知：新たに「#(退職年月日)」が登録された場合、または、更新された場合
　説明：従業員の「退職年月日」が登録または更新された場合に通知。
　例：従業員の「退職年月日」が2024年5月30日と入力された場合。
・「契約終了日」登録更新通知：新たに「#(契約終了日)」が登録された場合、または、更新された場合
　説明：従業員の「契約終了日」が登録または更新された場合に通知。
　例：従業員の「契約終了日」が2024年5月30日と入力された場合。
・入社日30日経過：「現在日付 - #(入社年月日)」が30日以上になった場合
　説明：従業員の「入社年月日」から30日以上経過した場合に通知。
　例：従業員の「入社年月日」が2024年5月1日、現在日付が2024年5月31日以降になった場合。
・入社日60日経過：「現在日付 - #(入社年月日)」が60日以上になった場合
　説明：従業員の「入社年月日」から60日以上経過した場合に通知。
　例：従業員の「入社年月日」が2024年5月1日、現在日付が2024年6月30日以降になった場合。
・入社日90日経過：「現在日付 - #(入社年月日)」が90日以上になった場合
　説明：従業員の「入社年月日」から90日以上経過した場合に通知。
　例：従業員の「入社年月日」が2024年5月1日、現在日付が2024年7月30日以降になった場合。
・入社日120日経過：「現在日付 - #(入社年月日)」が120日以上になった場合
　説明：従業員の「入社年月日」から120日以上経過した場合に通知。
　例：従業員の「入社年月日」が2024年5月1日、現在日付が2024年8月29日以降になった場合。
・誕生日通知：#(生年月日)と現在日付の月日が同一の場合
　説明：従業員の「生年月日」のうちの月日がレシピ実行の月日と同一の場合に通知。
　例：従業員の「生年月日」が1984年5月1日、レシピ実行日付が2024年5月1日の場合。
・誕生月通知：#(生年月日)と現在日付の月が同一の場合
　説明：従業員の「生年月日」のうちの月がレシピ実行の月と同一の場合に通知。
　例：従業員の「生年月日」が1984年5月1日、レシピ実行月が2024年5月の場合。

4.宛先の設定

「メール送信」を押下し、設定を展開します。
このタスクでは、以下の設定を行います。

  • メール宛先（To）：宛先(To)を指定します。複数ある場合はカンマ区切りで入力します。
  • メール宛先（Cc）（オプション）：宛先(Cc)を指定します。複数ある場合はカンマ区切りで入力します。

06.png

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

07.png

 

レシピが実行されるとActRecipe内にSmartHRから取得したデータを保存し、そのデータや差分をチェックしてメール送信が行われます。メールの自動送信をされたい場合は下記ページをご確認ください。

レシピを自動化する

 

【留意事項】

  • 1つのレシピで指定できるアラートは1件のみとなります。複数の種類や同一種類のメールを複数利用されたい場合はシェアレシピから本レシピをマイレシピに複数登録してご利用ください。
  • 「初回通知を有効にする（オプション）」にチェックがない場合、初回レシピ実行時はSmartHRからのデータ取得だけが行われるためメール送信は行われません。
  • 2回目以降のレシピ実行によって、SmartHR上のデータの差分をチェックし条件に一致した場合に一度だけメール送信が行われます。データの更新がない場合にメール通知がされませんので、「入社年月日」や「生年月日」のように既に値が入っている項目を対象とする通知を行いたい場合は「初回通知を有効にする（オプション）」を有効にしてください。
  • 一度のレシピ実行でアラート対象に複数の従業員情報が該当した場合には本文が改行して表示されます。
  • 送信元メールアドレスは「noreply@actrecipe.com」となります。
  • 本文中に社員番号の変数「#(社員番号)」を指定しますと、メールでは社員番号が従業員のページへのリンクとなります。社員番号の値がブランクの場合には代わりに「_BLANK_」が挿入され、こちらもリンクとなります。

 

【注意事項】SmartHR - メールアラート で取得可能な従業員情報の取扱いについて

  • 取得できる従業員の範囲・項目は、本レシピの連携設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してくださ
    い。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/

 

FAQ

Q.「SmartHR Plus上でActRecipeのアプリをインストールしてレシピを再実行してください。」と表示されますがどのようにすれば良いですか？
A.何らかの原因でSmartHR Plusの接続が切断されてしまった場合に表示されるメッセージです。以下の手順でSmartHR Plusとの再接続をお願いします。
・SmartHR Plusへアクセスし、アプリをアンインストールします。操作方法はこちら。
・続いてアプリの「追加」および「許可」をクリックしてください。操作方法はこちら。

 

Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

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