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SmartHRの家族情報をスプレッドシートに連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRの利用契約が必要になります。
0.事前準備
- 「SmartHR - スプレッドシート連携 (家族情報)」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
- 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe - 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
- アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
- アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
- 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)
連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。
※
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。
1.マイレシピへの登録
メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - スプレッドシート連携 (家族情報)」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「SmartHR - スプレッドシート連携 (家族情報)」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？
ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？
2.SmartHRの認証情報設定
「SmartHR 家族情報取得」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、以下の2項目を選択します。
-
ヘッダーの種類：取得するヘッダーの種類を選択します。
- 物理名：SmartHRのシステム上設定されている項目名が取得されます。例えば、紐づく従業員のIDは「crew_id」と出力されます。
-
論理名：SmartHRの画面上で表示される項目名が取得されます。例えば、紐づく従業員のIDは「紐づく従業員のID」と出力されます。後述しますマッピング出力をされる場合には必ず論理名をご指定ください。
-
取得データの種類：
- 物理名：システム上設定されている項目名が取得されます。例えば、配偶者 性別の値は「male」「female」となります。
- 論理名：画面に表示される項目名が取得されます。例えば、配偶者 性別の値は「男性」「女性」となります。
-
フリーワード検索
SmartHRからの取得データ件数が多い場合にはレシピ実行がタイムアウトエラー(サーバー応答コード: 202)となる可能性があります。そのような場合に、取得データを絞り込んでデータを取得できるオプションです。例えば、社員番号の「0001」を指定しますと「00001」および「00010〜00019」が取得対象となります。他にも氏名、ビジネスネーム、部署名、役職名、事業所でも絞り込むことができます。従業員数が数千名を超えるような場合にはレシピを複数作成していただいた上で、本フリーワード検索にて部署名や事業所名によって対象データの絞り込みをお願いします。本項目に値がある場合には下記の「詳細検索」の設定が無効となりますのでご留意ください。 - 詳細検索 (オプション)：フリーワード検索よりも細かな条件で対象データを絞り込むことができます。条件指定は最大10件まで行うことができます。
[社員番号, ユーザーID, 従業員のID, 戸籍上の性別, 雇用形態, 在籍状況, 入社年月日-開始日, 入社年月日-終了日, 部署ID, フリーワード検索]
SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「OAuthを切断する」をクリックし、下記の確認画面より右下の削除アイコンをクリックします。
3.SmartHRとスプレッドシートのマッピング出力設定
本タスク設定はIT担当者向けの内容となりますので、SmartHRからの取得情報をカスタマイズせずにスプレッドシートに連携されたい場合や設定内容がご不明な場合はスキップしてください。
「SmartHR - Convert crews data」タスクでは、SmartHRの項目のうちどの項目をスプレッドシートへ連携するかを設定することができます。
はじめに以下の手順で設定ファイルを適用します。
- 以下のいずれかのファイルをローカルPC環境等に保存します。
SmartHR - エクスポート用JSONファイル(家族情報-物理名)v1.0
SmartHR - エクスポート用JSONファイル(家族情報-論理名)v1.0 - レシピの編集画面より、アップロードアイコンから上記のJSONファイルをアップロードします。JSONファイルが未設定の場合にはSmartHRから取得した全ての項目がスプレッドシートに保存されます。
デフォルトの出力項目は以下の通りです。
「ヘッダーの種類」が物理名の場合：
crew_id,employee emp_code,employee last_name,employee first_name,spouse id,spouse relation.name,spouse last_name,spouse first_name,spouse last_name_yomi,spouse first_name_yomi,spouse birth_at,spouse gender,spouse job,spouse code,spouse basic_pension_number,spouse live_together_type,spouse address.zip_code,spouse address.pref,spouse address.city,spouse address.street,spouse address.building,spouse address.literal_yomi,spouse address.country_number,spouse tel_number,spouse handicapped_type,spouse handicapped_note_type,spouse handicapped_note_delivery_at,spouse remittance_to_relative,spouse social_insurance_support_type,spouse income,spouse monthly_income,spouse soc_ins_qualified_at,spouse soc_ins_qualified_reason,spouse soc_ins_disqualified_at,spouse disqualified_reason_type,spouse disqualified_reason,spouse tax_law_support_type,spouse tax_deduction_income,spouse tax_deduction_qualified_at,spouse tax_deduction_qualified_reason,spouse tax_deduction_disqualified_at,spouse tax_deduction_disqualified_reason_type,spouse tax_deduction_disqualified_reason,family1 id,family1 relation.name,family1 last_name,family1 first_name,family1 last_name_yomi,family1 first_name_yomi,family1 birth_at,family1 gender,family1 job,family1 code,family1 live_together_type,family1 address.zip_code,family1 address.pref,family1 address.city,family1 address.street,family1 address.building,family1 address.literal_yomi,family1 address.country_number,family1 tel_number,family1 handicapped_type,family1 handicapped_note_type,family1 handicapped_note_delivery_at,family1 remittance_to_relative,family1 international_student,family1 social_insurance_support_type,family1 income,family1 monthly_income,family1 soc_ins_qualified_at,family1 soc_ins_qualified_reason,family1 soc_ins_disqualified_at,family1 disqualified_reason_type,family1 disqualified_reason,family1 tax_law_support_type,family1 tax_deduction_income,family1 tax_deduction_qualified_at,family1 tax_deduction_qualified_reason,family1 tax_deduction_disqualified_at,family1 tax_deduction_disqualified_reason_type,family1 tax_deduction_disqualified_reason,family2 id,family2 relation.name,family2 last_name,family2 first_name,family2 last_name_yomi,family2 first_name_yomi,family2 birth_at,family2 gender,family2 job,family2 code,family2 live_together_type,family2 address.zip_code,family2 address.pref,family2 address.city,family2 address.street,family2 address.building,family2 address.literal_yomi,family2 address.country_number,family2 tel_number,family2 handicapped_type,family2 handicapped_note_type,family2 handicapped_note_delivery_at,family2 remittance_to_relative,family2 international_student,family2 social_insurance_support_type,family2 income,family2 monthly_income,family2 soc_ins_qualified_at,family2 soc_ins_qualified_reason,family2 soc_ins_disqualified_at,family2 disqualified_reason_type,family2 disqualified_reason,family2 tax_law_support_type,family2 tax_deduction_income,family2 tax_deduction_qualified_at,family2 tax_deduction_qualified_reason,family2 tax_deduction_disqualified_at,family2 tax_deduction_disqualified_reason_type,family2 tax_deduction_disqualified_reason,family3 id,family3 relation.name,family3 last_name,family3 first_name,family3 last_name_yomi,family3 first_name_yomi,family3 birth_at,family3 gender,family3 job,family3 code,family3 live_together_type,family3 address.zip_code,family3 address.pref,family3 address.city,family3 address.street,family3 address.building,family3 address.literal_yomi,family3 address.country_number,family3 tel_number,family3 handicapped_type,family3 handicapped_note_type,family3 handicapped_note_delivery_at,family3 remittance_to_relative,family3 international_student,family3 social_insurance_support_type,family3 income,family3 monthly_income,family3 soc_ins_qualified_at,family3 soc_ins_qualified_reason,family3 soc_ins_disqualified_at,family3 disqualified_reason_type,family3 disqualified_reason,family3 tax_law_support_type,family3 tax_deduction_income,family3 tax_deduction_qualified_at,family3 tax_deduction_qualified_reason,family3 tax_deduction_disqualified_at,family3 tax_deduction_disqualified_reason_type,family3 tax_deduction_disqualified_reason
「ヘッダーの種類」が論理名の場合：
紐づく従業員のID,従業員 社員番号,従業員 姓,従業員 名,配偶者 家族ID,配偶者 続柄,配偶者 姓,配偶者 名,配偶者 姓（ヨミガナ）,配偶者 名（ヨミガナ）,配偶者 生年月日,配偶者 性別,配偶者 職業,配偶者 家族コード,配偶者 基礎年金番号,配偶者 同居・別居の別,配偶者 住所（郵便番号）,配偶者 住所（都道府県）,配偶者 住所（市区町村）,配偶者 住所（丁目・番地）,配偶者 住所（建物名・部屋番号）,配偶者 住所（ヨミガナ）,配偶者 住所（国コード）,配偶者 電話番号,配偶者 障害者区分,配偶者 障害者手帳の種類,配偶者 障害者手帳の交付年月日,配偶者 海外居住時の送金額（単位：円）,配偶者 社会保険の扶養状況,配偶者 社会保険の年間収入（単位: 円）,配偶者 社会保険の月間収入（単位: 円）,配偶者 社会保険の被扶養者になった日,配偶者 社会保険の被扶養者になった理由,配偶者 社会保険の被扶養者でなくなった日,配偶者 社会保険の扶養から削除された理由,配偶者 社会保険の扶養から削除された理由（その他の場合）,配偶者 税法上の扶養状況,配偶者 税法上の年間所得見積額（単位: 円）,配偶者 税法上の被扶養者になった日,配偶者 税法上の被扶養者になった理由,配偶者 税法上の被扶養者でなくなった日,配偶者 税法上の扶養から削除された理由,配偶者 税法上の扶養から削除された理由（その他の場合）,家族1 家族ID,家族1 続柄,家族1 姓,家族1 名,家族1 姓（ヨミガナ）,家族1 名（ヨミガナ）,家族1 生年月日,家族1 性別,家族1 職業,家族1 家族コード,家族1 同居・別居の別,家族1 住所（郵便番号）,家族1 住所（都道府県）,家族1 住所（市区町村）,家族1 住所（丁目・番地）,家族1 住所（建物名・部屋番号）,家族1 住所（ヨミガナ）,家族1 住所（国コード）,家族1 電話番号,家族1 障害者区分,家族1 障害者手帳の種類,家族1 障害者手帳の交付年月日,家族1 海外居住時の送金額（単位：円）,家族1 留学生,家族1 社会保険の扶養状況,家族1 社会保険の年間収入（単位: 円）,家族1 社会保険の月間収入（単位: 円）,家族1 社会保険の被扶養者になった日,家族1 社会保険の被扶養者になった理由,家族1 社会保険の被扶養者でなくなった日,家族1 社会保険の扶養から削除された理由,家族1 社会保険の扶養から削除された理由（その他の場合）,家族1 税法上の扶養状況,家族1 税法上の年間所得見積額（単位: 円）,家族1 税法上の被扶養者になった日,家族1 税法上の被扶養者になった理由,家族1 税法上の被扶養者でなくなった日,家族1 税法上の扶養から削除された理由,家族1 税法上の扶養から削除された理由（その他の場合）
JSONファイルはSmartHRとスプレッドシートのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。
続いて、「SmartHR - Convert crews data」タスクの画面について説明します。
下図の「項目名」はスプレッドシートのヘッダーを指しており、「出力指定」はSmartHRの項目を指しております。「出力指定」に指定可能な項目は資料をご確認ください。
「出力指定」には上記ファイルの「SmartHR項目名 (物理名)」または「SmartHR項目名 (論理名)」の指定可能です。設定値は「SmartHR 家族情報取得」タスクの「ヘッダーの種類」に依存しますので、以下の組み合わせとなるようご対応ください。
- 「出力指定」に「SmartHR項目名 (物理名)」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「物理名」を指定します。
- 「出力指定」に「SmartHR項目名 (論理名)」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「論理名」を指定します。
「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行っていただくことができます。
「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えば、SmartHRの「従業員 姓」と「従業員 名」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。
出力区分：計算式
出力指定：#(従業員 姓)&#(従業員 名)
給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート
出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。
4.Googleスプレッドシートの出力設定
「Google Sheets - Write CSV data」を押下し、設定を展開します。
続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。
Google ドライブの連携設定は以下をご参照ください。
内容を確認して「許可」を押下すると、ダイアログが閉じ、トークンが自動入力されます。
- データ上書き：スプレッドシートのデータを上書きする場合はチェックを入れます。
- スプレッドシートのURL：取得したSmartHRの情報を書き込むURLを入力します。
スプレッドシートの共有リンクの取得方法はこちらをご覧ください。 - 新しいシートを作成する：連携時に新たなシートを作成する場合はチェックを付けます。
レシピを実行する (自動実行はこちら)
マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。
レシピの実行に成功すると、SmartHR上の指定した項目および値がスプレッドシートに出力されます。本レシピでは家族情報出力用となりますので従業員情報を取得されたい場合は以下のレシピをご利用ください。
SmartHR - スプレッドシート連携 (カスタム従業員項目対応)
【注意事項】SmartHR - スプレッドシート連携で取得可能な家族情報の取扱いについて
- 取得できる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/
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