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スプレッドシート - SmartHR連携 (家族情報)

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本レシピはFreeプランにて無料でご利用いただけます。アカウント登録が完了されていない場合は下記よりご登録ください。

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Googleスプレッドシート上の家族情報をSmartHRへ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRの利用契約が必要になります。

 

0.事前準備

  1. 「スプレッドシート - SmartHR連携 (家族情報)」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「スプレッドシート - SmartHR連携 (家族情報)」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「スプレッドシート - SmartHR連携 (家族情報)」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.Google スプレッドシート連携設定設定

「Google Sheets - Get employee information」を押下し、設定を展開します。
続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

Google連携設定は以下のページをご参照ください。

Google ドライブ連携設定

  • スプレッドシートのURL (Spreadsheet URL)：書き込むスプレッドシートのURLを入力します。
  • シート番号（デフォルトは0 - 最初のシート）：スプレッドシートのシート番号を入力します。デフォルトでは1シート目が指定されます。明示的にシート番号を指定する場合は「1シート目：0、2シート目：１」のように、シート番号は0からカウントしますのでご注意ください。例えば、3シート目の場合は「2」を指定します。

3.スプレッドシートとSmartHR項目のマッピング設定

本項目の記述はIT担当者向けの内容となりますので、SmartHRへアップロードするフォーマットを固定にされたい場合や設定内容がご不明な場合はスキップしてください。

「SmartHR - Convert data」タスクでは、スプレッドシート上の項目のうちSmartHRへ連携する項目をマッピングすることができます。

はじめに以下の手順で設定ファイルを適用します。

デフォルトのインポート項目は以下の通りです。

"紐づく従業員のID","従業員 社員番号","従業員 姓","従業員 名","配偶者 家族ID","配偶者 続柄","配偶者 姓","配偶者 名","配偶者 姓（ヨミガナ）","配偶者 名（ヨミガナ）","配偶者 生年月日","配偶者 性別","配偶者 職業","配偶者 家族コード","配偶者 基礎年金番号","配偶者 同居・別居の別","配偶者 住所（郵便番号）","配偶者 住所（都道府県）","配偶者 住所（市区町村）","配偶者 住所（丁目・番地）","配偶者 住所（建物名・部屋番号）","配偶者 住所（ヨミガナ）","配偶者 住所（国コード）","配偶者 電話番号","配偶者 障害者区分","配偶者 障害者手帳の種類","配偶者 障害者手帳の交付年月日","配偶者 海外居住時の送金額（単位：円）","配偶者 社会保険の扶養状況","配偶者 社会保険の年間収入（単位: 円）","配偶者 社会保険の月間収入（単位: 円）","配偶者 社会保険の被扶養者になった日","配偶者 社会保険の被扶養者になった理由","配偶者 社会保険の被扶養者でなくなった日","配偶者 社会保険の扶養から削除された理由","配偶者 社会保険の扶養から削除された理由（その他の場合）","配偶者 税法上の扶養状況","配偶者 税法上の年間所得見積額（単位: 円）","配偶者 税法上の被扶養者になった日","配偶者 税法上の被扶養者になった理由","配偶者 税法上の被扶養者でなくなった日","配偶者 税法上の扶養から削除された理由","配偶者 税法上の扶養から削除された理由（その他の場合）","家族1 家族ID","家族1 続柄","家族1 姓","家族1 名","家族1 姓（ヨミガナ）","家族1 名（ヨミガナ）","家族1 生年月日","家族1 性別","家族1 職業","家族1 家族コード","家族1 同居・別居の別","家族1 住所（郵便番号）","家族1 住所（都道府県）","家族1 住所（市区町村）","家族1 住所（丁目・番地）","家族1 住所（建物名・部屋番号）","家族1 住所（ヨミガナ）","家族1 住所（国コード）","家族1 電話番号","家族1 障害者区分","家族1 障害者手帳の種類","家族1 障害者手帳の交付年月日","家族1 海外居住時の送金額（単位：円）","家族1 留学生","家族1 社会保険の扶養状況","家族1 社会保険の年間収入（単位: 円）","家族1 社会保険の月間収入（単位: 円）","家族1 社会保険の被扶養者になった日","家族1 社会保険の被扶養者になった理由","家族1 社会保険の被扶養者でなくなった日","家族1 社会保険の扶養から削除された理由","家族1 社会保険の扶養から削除された理由（その他の場合）","家族1 税法上の扶養状況","家族1 税法上の年間所得見積額（単位: 円）","家族1 税法上の被扶養者になった日","家族1 税法上の被扶養者になった理由","家族1 税法上の被扶養者でなくなった日","家族1 税法上の扶養から削除された理由","家族1 税法上の扶養から削除された理由（その他の場合）"

 

インポート時に必須となる項目は以下の通りです。
[従業員 社員番号、姓、名、生年月日、性別、同居・別居の別、続柄] (*1)

「紐づく従業員のID」「従業員 社員番号」「姓」「名」「続柄」が既存データと一致する場合は更新を行い、一致しない場合は新規登録となります。このうち「紐づく従業員のID」は必須項目ではないためブランクでもインポートができます。ただし、インポート対象の「従業員 社員番号」はSmartHRに存在しない値を指定する必要があります。なお、既存の配偶者とは別の配偶者をインポートで追加することはできないためSmartHRの画面上よりご対応ください。

*1 「姓」「名」「生年月日」「性別」「同居・別居の別」「続柄」は、ぞれぞれ「配偶者 姓」や「配偶者 生年月日」等に置き換えてデータをご用意ください。

 

JSONファイルはSmartHRとスプレッドシートのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。

 

 

04-2.png

 

画面における「項目名」はSmartHRの項目名を指しており、「出力指定」はスプレッドシートのヘッダー項目を指しております。SmartHRの項目とその説明は以下の資料をご確認ください。

SmartHR家族情報連携項目(インポート用)v1.0

「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。

 

給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート

出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。

 

3.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR - Update or Register Family Information」を押下し、設定を展開します。

SmartHRと連携済みであれば「サブドメイン」にお客様のSmartHR環境のサブドメインが表示されます。

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「テナントの変更・解除」をクリックし、続いて「接続解除」をクリックします。

 

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピの実行に成功すると、スプレッドシートの情報がSmartHRへ連携・登録されます。インポート対象のデータに不備があった場合はレシピの実行ステータスが「WARNING」となり、登録ができなかったレコードは実行ログに出力されますのでレシピ実行履歴をご確認ください。
また出力結果のCSVファイルが「results_SmartHR_families_[サブドメイン]_[タイムスタンプ].csv」のフォーマットでファイル一覧に出力されます。

 

 

【注意事項】スプレッドシート - SmartHR連携 (家族情報) でインポート可能な情報の取扱いについて

  •  インポートできる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
    詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/

 

Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。

 

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