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SmartHR - スプレッドシート連携 (産休育休情報)

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本レシピはFreeプランにて無料でご利用いただけます。アカウント登録が完了されていない場合は下記よりご登録ください。

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SmartHRの産休育休情報をGoogleスプレッドシートに出力する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHR、および、Google Workspaceの利用契約が必要になります。また、事前にSmartHRの下記ページにて「育児休業給付金申請」の有効化をご対応ください。
https://school.smarthr.jp/childcare-leaves/559748

 

0.事前準備

  1. 「SmartHR - スプレッドシート連携 (産休育休情報)」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - スプレッドシート連携 (産休育休情報)」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「SmartHR - スプレッドシート連携 (産休育休情報)」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR 産休育休情報取得」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、以下の2項目を選択します。

  • ヘッダーの種類：取得するヘッダーの種類を選択します。
    • 物理名：SmartHRのシステム上設定されている項目名が取得されます。例えば、紐づく従業員のIDは「crew_id」と出力されます。
    • 論理名：SmartHRの画面上で表示される項目名が取得されます。例えば、紐づく従業員のIDは「紐づく従業員のID」と出力されます。後述しますマッピング出力をされる場合には必ず論理名をご指定ください。
  • 取得データの種類：
    • 物理名：システム上設定されている項目名が取得されます。例えば、配偶者 性別の値は「male」「female」となります。
    • 論理名：画面に表示される項目名が取得されます。例えば、配偶者 性別の値は「男性」「女性」となります。
  • フリーワード検索
    SmartHRからの取得データ件数が多い場合にはレシピ実行がタイムアウトエラー(サーバー応答コード: 202)となる可能性があります。そのような場合に、取得データを絞り込んでデータを取得できるオプションです。例えば、社員番号の「0001」を指定しますと「00001」および「00010〜00019」が取得対象となります。他にも氏名、ビジネスネーム、部署名、役職名、事業所でも絞り込むことができます。従業員数が数千名を超えるような場合にはレシピを複数作成していただいた上で、本フリーワード検索にて部署名や事業所名によって対象データの絞り込みをお願いします。本項目に値がある場合には下記の「詳細検索」の設定が無効となりますのでご留意ください。
  • 詳細検索 (オプション)：フリーワード検索よりも細かな条件で対象データを絞り込むことができます。条件指定は最大10件まで行うことができます。
    [社員番号, ユーザーID, 従業員のID, 戸籍上の性別, 雇用形態, 在籍状況, 入社年月日-開始日, 入社年月日-終了日, 部署ID, フリーワード検索]

 

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「OAuthを切断する」をクリックし、下記の確認画面より右下の削除アイコンをクリックします。

06.png

 

 

3.SmartHRとスプレッドシートのマッピング出力設定

本タスク設定はIT担当者向けの内容となりますので、SmartHRからの取得情報をカスタマイズせずにGoogleスプレッドシートに出力されたい場合や設定内容がご不明な場合はスキップしてください。

「SmartHR - Convert crews data」タスクでは、SmartHRの項目のうちどの項目をスプレッドシートへ出力するかを設定することができます。

はじめに以下の手順で設定ファイルを適用します。

デフォルトの出力項目は以下の通りです。
「ヘッダーの種類」が物理名の場合：

id,crew_id,emp_code,last_name,first_name,is_multiple_birth,expected_birth_at,birth_at,maternity_leave_start_at,maternity_leave_end_at,is_spouse_taking_childcare_leave,childcare_leave_start_at,childcare_leave_end_at,scheduled_reinstatement_at,childcare_leave_2_start_at,childcare_leave_2_end_at,scheduled_2_reinstatement_at,childcare_leave_3_start_at,childcare_leave_3_end_at,scheduled_3_reinstatement_at,childcare_leave_4_start_at,childcare_leave_4_end_at,scheduled_4_reinstatement_at,childcare_leave_5_start_at,childcare_leave_5_end_at,scheduled_5_reinstatement_at,childcare_leave_6_start_at,childcare_leave_6_end_at,scheduled_6_reinstatement_at,spouse_emp_ins_insured_person_number,bank_code,bank_branch_code,account_number,bank_type,bank_office_type,jp_post_bank_branch_code,jp_post_account_number,memo

「ヘッダーの種類」が論理名の場合：

産休育休情報ID,紐づく従業員のID,従業員 社員番号,従業員 姓,従業員 名,双子以上の出産に該当するか,出産予定日,出産日,産前休業開始日,産後休業終了日,「パパママ育休プラス」制度を利用するか,育児休業開始日1,育児休業終了日1,職場復帰予定日1,育児休業開始日2,育児休業終了日2,職場復帰予定日2,育児休業開始日3,育児休業終了日3,職場復帰予定日3,育児休業開始日4,育児休業終了日4,職場復帰予定日4,育児休業開始日5,育児休業終了日5,職場復帰予定日5,育児休業開始日6,育児休業終了日6,職場復帰予定日6,配偶者の雇用保険被保険者番号,銀行コード,支店コード,口座番号,ゆうちょ銀行かそれ以外か,本店・支店区分,記号番号(ゆうちょ銀行),口座番号(ゆうちょ銀行),備考

 

JSONファイルはSmartHRとスプレッドシートのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。

 

04-2.png

 

続いて、「SmartHR - Convert crews data」タスクの画面について説明します。
下図の「項目名」はスプレッドシートのヘッダーを指しており、「出力指定」はSmartHRの項目を指しております。「出力指定」に指定可能な項目は資料をご確認ください。

SmartHR産休育休情報連携項目

「出力指定」には上記ファイルの「SmartHR項目名 (物理名)」または「SmartHR項目名 (論理名)」の指定可能です。設定値は「SmartHR 産休育休情報取得」タスクの「ヘッダーの種類」に依存しますので、以下の組み合わせとなるようご対応ください。

  • 「出力指定」に「SmartHR項目名 (物理名)」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「物理名」を指定します。
  • 「出力指定」に「SmartHR項目名 (論理名)」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「論理名」を指定します。

「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行っていただくことができます。

スクリーンショット 2024-04-11 9.24.20.png

 

「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えば、SmartHRの「従業員 姓」と「従業員 名」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。

出力区分：計算式
出力指定：#(従業員 姓)&#(従業員 名)

スクリーンショット 2024-04-11 9.26.18.png

 

給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート

出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。

 

4.Googleスプレッドシートの出力設定

「Google Sheets - Write CSV data」を押下し、設定を展開します。

続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

Google ドライブの連携設定は以下をご参照ください。

Google ドライブ連携設定

 

内容を確認して「許可」を押下すると、ダイアログが閉じ、トークンが自動入力されます。

  • データ上書き：スプレッドシートのデータを上書きする場合はチェックを入れます。
  • スプレッドシートのURL：取得したSmartHRの情報を書き込むURLを入力します。
    　スプレッドシートの共有リンクの取得方法はこちらをご覧ください。
  • 新しいシートを作成する：連携時に新たなシートを作成する場合はチェックを付けます。

 

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピの実行に成功すると、SmartHR上の産休育休の項目および値がスプレッドシートに出力されます。

 

 

【注意事項】SmartHR - スプレッドシート連携 で取得可能な産休育休情報の取扱いについて

  •  取得できる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
    詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/

 

Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

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