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SmartHR - 従業員督促

  • 更新

本レシピはStandardプラン以上の有償プランでご利用いただけます。ご利用をご希望の場合は下記よりお問い合わせください。

お問い合わせ | ActRecipe

 

SmartHR上の従業員情報および各種期限情報を自動取得し、メール等で通知とタスク管理を行う方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHRおよび各種通知アプリの利用契約が必要となります。

 

管理者（人事担当者等）向けのメールアラートレシピは下記をご利用ください。こちらのレシピは無料のFreeプランでご利用いただけます。

SmartHR - メールアラート

SmartHR - メールアラート (カスタム版-従業員情報)

 

従業員向けのメール通知のみを行うことができるレシピは下記をご利用ください。こちらのレシピは有償のStandardプラン以上でご利用いただけます。

SmartHR - 従業員確認 (メール)

 

【本レシピのご利用イメージ】（対応予定の内容も含みます）

従業員督促イメージ.png

【ご参考動画】
従業員督促レシピの主な特徴はこちらの動画を御覧ください。

 

0.事前準備

  1. 「SmartHR - 従業員督促」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
  2. 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
    https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe
  3. 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
  4. アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
  5. アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
  6. 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)

連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。

 

SmartHR_Plus_ActRecipe.png

 

※ 
ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - 従業員督促」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「SmartHR - 従業員督促」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。


続いて「マイレシピ」から、レシピ名をクリックするか操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.SmartHRの認証情報設定

「SmartHR 社員情報取得 (OAuth)」を押下し、設定を展開します。

本タスクでは、以下の設定を行います。

  • サブドメイン (自動入力)：SmartHRとの連携ができていれば自動的にサブドメイン名がセットされます。
  • 取得データの種類
    • 物理名：システム上設定されているラベル名や項目名が取得されます。例えば、性別項目は「gender」というラベル名となり、値は「male」「female」となります。
    • 論理名：画面に表示されるラベル名や項目名が取得されます。例えば、性別項目は「戸籍上の性別」というラベル名となり、値は「男性」「女性」となります。
  • フリーワード検索 (オプション)：SmartHRからの一度に取得するデータ件数(従業員数)が10,000件を超える場合等にはレシピ実行がタイムアウトエラー(サーバー応答コード: 202、または、504)となる可能性があります。そのような場合に、取得データを絞り込んでデータを取得できるオプションです。この機能は、SmartHR従業員リストの検索ボックスと同様の検索・絞り込みが可能です。例えば、社員番号の「0001」を指定しますと「00001」および「00010〜00019」が取得対象となります。他にも氏名、ビジネスネーム、部署名、役職名、事業所でも絞り込むことができます。本項目に値がある場合には下記の「詳細検索」の設定が無効となりますのでご留意ください。
  • 詳細検索 (オプション)：フリーワード検索よりも細かな条件で対象データを絞り込むことができます。条件指定は最大10件まで行うことができます。
    [社員番号, ユーザーID, 従業員のID, 戸籍上の性別, 雇用形態, 在籍状況, 入社年月日-開始日, 入社年月日-終了日, 部署ID, フリーワード検索]
    ※ 詳細検索はOR条件ではなくAND条件です。例）【「在籍状況」が次に等しい「在職中」】、【「在籍状況」が次に等しい「休職中」】 と設定した場合、「在職中」かつ「休職中」の従業員を検索することになるため、取得データは0件となります。

04.png

 

SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「テナントの変更・解除」をクリックし、続いて「接続解除」をクリックします。

 

3.対象者条件設定

「対象者条件設定」では、期日情報のチェック対象となる従業員を指定します。通常は「対象者=通知先」を想定しておりますが、通知先を従業員本人以外にすることも可能ですので後述します「通知先の設定」をご覧ください。

 

「SmartHR 対象者条件設定」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、以下の設定を行います。

  • 初回通知を有効にする（オプション）：標準では1回目のレシピ実行では通知が行われず、2回目以降のレシピ実行でSmartHR上のデータに差分があった場合に下記の「対象項目」以下の条件チェックが行われます。このオプションを有効にすることで、初回のレシピ実行から条件のチェックが行われ通知されるようになります。条件に該当した場合に確実に通知されたい場合は本オプションを有効化してください。なお、本オプションを有効にしますと初回のレシピ実行で多数のレコードを含む内容が送信される可能性ありますのでご留意ください。
  • 従業員情報の更新分も通知する（オプション）：標準では一度通知されるとSmartHRの値が更新されても通知されません。このオプションを有効にすることで、SmartHRの値が更新された後、次のレシピ実行時に通知対象となる条件を満たしている場合は通知されます。また、レシピ内の条件式が「期日後X日以降」であるとき、実行済みのレシピに対してこのオプションを有効化しますとSmartHRの値を変更していない場合も通知が行われますのでご留意ください。
  • 通知対象：通知する対象を「全員」または「カスタム」に指定します。
    • 全員：SmartHRから取得した全従業員を対象に通知します。社内アンケート等の日付情報に基づかない通知の際に便利です。
    • カスタム：SmartHRから取得した従業員から日付情報に応じて対象を指定します。「カスタム」を選択した場合は、「対象項目」、「条件式」、「値」を入力します。 
      • 対象項目：チェック対象の項目を入力します。指定可能な項目は日付項目のみとなります。本対象項目は1件のみ指定が可能ですので、異なる対象項目をチェックされたい場合は新たにレシピを作成してください。複数の対象項目の同時チェックには対応しておりません。
      • フォーマットと設定例は以下の通りです。
        • 通常のフォーマット：#([項目名])
          設定例：「入社年月日」を対象とする場合には「#(入社年月日)」とします。
        • カスタム従業員項目のフォーマット：#([カスタム項目グループ名.カスタム項目名])
          設定例：カスタム項目グループ名が「運転免許」、カスタム項目名が「自賠責保険有効期限」の場合は「#(運転免許.自賠責保険有効期限)」のようになります。
      • 条件式：上記の対象項目に対して、どのような条件でチェックするかを指定します。項目の内容は以下の通りです。
        • 次に等しい：「値」と同じ日付の場合。
          例えば、対象項目の日付が「2024/7/31」のものを通知します。
        • 現在月に等しい：レシピを実行した月と同じ場合。
          例えば、レシピ実行日が「2024/7/31」の場合、対象項目の年月日のうち月が7月のものを通知します。
        • 現在日に等しい：レシピを実行した日付と同じ場合。
          例えば、レシピ実行日が「2024/8/1」の場合、対象項目の年月日がレシピ実行日と同じ「2024/8/1」のものを通知します。
        • 期日前X日以内：「対象項目」の日付から「値」の日数以内前になったら通知をします。
          例えば、対象項目の日付が「2024/7/31」、値が「5」の場合、2024/7/26〜2024/7/30の間にレシピを実行したら通知します。2024/7/25以前や2024/7/31以降にレシピを実行しても通知は行われません。
        • 期日後X日以降：「対象項目」の日付から「値」の日数以降に通知をします。
          例えば、対象項目の日付が「2024/8/1」、値が「5」の場合、2024/8/6以降にレシピを実行したら通知します。2024/8/2〜2024/8/5や2024/7/31日以前にレシピを実行しても通知は行われません。
      • 値：条件となる値を数字で指定します。
  • 通知名：管理用の名称となります。通知名は送信するメールの件名と後述します「データベース」内の識別名称となります。件名にはSmartHRの項目名(※)を変数として使用することができます。
  • メッセージ：メールや各種アプリに通知される本文を設定します。本文にもSmartHRの項目名(※)を変数として使用することができます。

 

スクリーンショット 2025-03-18 102833.png

 

※ 例えば「入社年月日」を変数として使用する場合は「#(入社年月日)」と指定します。

SmartHRの項目名は下記ページの「SmartHR項目説明」をご利用ください。

SmartHR連携項目

 

4.通知先設定

「通知先設定」では、従業員本人を含む任意の条件で通知先を指定することができます。

「SmartHR 通知先設定」を押下し、設定を展開します。
このタスクでは、以下の設定を行います。

  • 宛先条件：メール等を通知する宛先を条件によって指定します。プルダウンの項目の内容は下記の通りです。
    • 本人（システム標準）：「対象者条件設定」で指定した条件に該当する従業員本人(*1)に通知を送信します。例えば「在留期日」が近い従業員に直接通知をしたい場合に使用します。
      *1 管理者が指定可能な従業員リスト内のメールアドレスが使用されます。
    • 本人（ログイン・通知用）：「本人（システム標準）」と同様に従業員本人(*2)に通知を送信します。
      *2 「個人設定」から従業員自身が設定可能なメールアドレスが使用されます。
      ※　「本人（システム標準）」と「本人（ログイン・通知用）」の併用はできないためご注意ください。
    • 同一部署：「対象者条件設定」で指定した条件に該当する従業員と同一の部署の従業員全員に通知を送信します。例えば、「契約終了日が近い従業員と同一部署の上長(課長)のみに通知を送信したい場合」には以下のような組み合わせで設定します。

スクリーンショット 2024-12-11 17.19.23.png

    • 同一事業所：「対象者条件設定」で指定した条件に該当する従業員と同一の事業所の従業員全員に通知を送信します。
    • 任意：任意の従業員項目に該当する従業員に通知を送信することができます。入力方法は「部署1 役職」のようなSmartHRの論理名をコピー&ペーストしてください。対象者条件設定のように「#(部署1 役職)」のような変数指定ではなく「部署1 役職」となりますのでご注意ください。

 

5.通知アプリ設定

「通知アプリ設定」では、通知先のアプリの指定や履歴管理およびリマインドの有無を設定できます。

「通知アプリ設定」を押下し、設定を展開します。
このタスクでは、以下の設定を行います。

  • 履歴管理（オプション）：本項目にチェックを付けるとActRecipeの左メニューにある「データベース」に、通知先や対象者の履歴がレシピ単位で保存されます。履歴管理を有効にすることで事前の検証やリマインドを行うことができますので、本オプションの有効化を推奨します。
  • リマインド（オプション）：本項目にチェックを付けると通知メール等で「完了済みにする」としていない通知先に対して通知を再送することができます。リマインドはレシピの再実行のタイミングで行われますので、通知内容を確実に履行させたい場合には本オプションを有効化した上でレシピを再実行するか、レシピの自動化設定してください。リマインドの使用は上記の「履歴管理」を有効にする必要があります。
  • 通知アプリ：通知先のアプリを指定します。
    • なし：どこにも通知が行われません。対象者や通知先を確認したい場合は「なし」を選択し、後述の「履歴管理」を有効にした上でレシピを実行してください。
    • メール：「メール」を選択すると「通知先設定」で指定した宛先がToに設定されます。Ccを設定する場合は任意のメールアドレスを指定します。複数ある場合にはカンマ区切りで入力します。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　※　ToとCcのメールアドレスが同一の場合にはCcを削除して、通知します。
      スクリーンショット 2025-04-07 121435.png
    • Slack：「Slack」を選択すると、Slackで通知を行います。通知は、SmartHRの従業員情報のメールアドレス同一のメールアドレスを持つSlackワークスペースのアカウントに対して行われます。設定手順は以下の通りです。
      • 通知アプリで「Slack」を選択します。
        スクリーンショット 2025-04-07 121543.png
      • 「トークンを取得する」ボタンをクリックします。
        • 別タブでSlackの認証画面が開きますので「許可する」ボタンをクリックします。
      • 認証が完了すると、トークンがメールで届きます。
        スクリーンショット 2025-03-21 142312.png
      • 届いたトークンをActRecipe画面内の「ActRecipe Reminderトークン」に貼り付けて保存します。
        ※  Slackワークスペースの管理者しかアプリを追加できない場合があります。
        トークンは再利用できます。        　
      • 通知対象のアドレスがSlackワークスペースに登録されているアカウントであれば、そのアカウントへActRecipe Reminderから通知が届きます。
    • LINE WORKS：「LINE WORKS」を選択すると、LINE WORKSで通知を行います。通知は、SmartHRの従業員情報のメールアドレス同一のメールアドレスを持つLINE WORKSのアカウントに対して行われます。LINE WORKSへの通知を行うには事前に下記のページをご覧いただき、Botアプリの公開をご対応ください。
      LINE WORKSのBotアプリの作成・公開方法
      • 設定手順は以下の通りです。
        • クライアントID：LINE WORKSのアプリを作成することで発行される「Client ID」の値を入力します。
        • クライアントシークレット：LINE WORKSのアプリを作成することで発行される「Client Secret」の値を入力します。
        • 「APPROVAL URLを生成する」ボタン：上記2点を入力後にクリックするトークンの取得が可能となります。
        • トークンを取得する：クリックすると別画面でトークンが生成されるため値をコピーします。
        • ActRecipe LINE WORKS トークン：上記のトークンの値をペーストします。
        • Bot ID：LINE WORKSのBotを作成することで発行される「Bot ID」の値を入力します。

レシピを実行する (自動実行はこちら)

レシピの編集画面の上部の「レシピ実行」、または、マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピが実行されるとActRecipe内にSmartHRから取得したデータを一時保存し、そのデータや差分をチェックして通知アプリに通知が行われます。通知およびリマインドを自動化されたい場合は下記ページをご確認ください。

レシピを自動化する

また「履歴管理」を有効にしている場合には、ホームメニューの「データベース」に対象者や通知先の履歴が保存されます。「プレビュー」アイコンをクリックすることで以下の詳細情報を確認することができます。また、画面左上の「エクスポート」よりデータベースの内容をCSVファイルに一括出力することができ、画面右上の「レシピの詳細を表示」から、データベースの元となったレシピの編集画面を開くことが可能です。
スクリーンショット 2025-04-15 153520.png

通知名,通知日時 (日本標準時),最終リマインド日時 (日本標準時),リマインド回数,確認日時 (日本標準時),社員番号（対象者）,姓（対象者）,名（対象者）,部署1 部署（対象者）,部署1 役職（対象者）,メールアドレス（対象者）,社員番号（通知先）,姓（通知先）,名（通知先）,メールアドレス（通知先）,メッセージ

各項目の内容は以下の通りです。

  • 通知名：レシピで設定した通知名が表示されます。
  • 通知日時 (日本標準時)：通知した日時が日本時間で表示されます。
  • 最終リマインド日時 (日本標準時)：最後にリマインドを行った日時が日本時間で表示されます。
  • リマインド回数：リマインドの回数が表示されます。
  • 確認日時 (日本標準時)：通知メッセージ内の「完了済みにする」ボタンを最後にクリックした日時が日本時間表示されます。
  • 社員番号（対象者）：対象者の社員番号が表示されます。
  • 姓（対象者）：対象者の姓が表示されます。
  • 名（対象者）：対象者の名が表示されます。
  • 部署1 部署（対象者）：対象者の部署が表示されます。
  • 部署1 役職（対象者）：対象者の役職が表示されます。
  • メールアドレス（対象者）：対象者のメールアドレスが表示されます。
  • 社員番号（通知先）：通知先の社員番号表示されます。
  • 姓（通知先）：通知先の姓が表示されます。
  • 名（通知先）：通知先の名が表示されます。
  • メールアドレス（通知先）：通知先のメールアドレスが表示されます。
  • メッセージ：通知したメッセージが表示されます。改行されたメッセージは半角スペース区切りで一行に表示されます。

 

【留意事項】

  • メール送信やアプリ通知はキャンセルすることができませんので事前に「対象者」および「通知先」の内容確認を行ってください。
  • 1つのレシピで指定できる条件は1件のみとなります。複数の種類や同一種類の通知を複数利用されたい場合はシェアレシピから本レシピをマイレシピに複数登録してご利用ください。
  • 「初回通知を有効にする（オプション）」にチェックがない場合、初回レシピ実行時はSmartHRからのデータ取得だけが行われるため通知は行われません。
  • 2回目以降のレシピ実行によって、SmartHR上のデータの差分をチェックし条件に一致した場合に一度だけ通知が行われます。データの更新がない場合に通知がされませんので、「入社年月日」や「生年月日」のように既に値が入っている項目を対象とする通知を行いたい場合は「初回通知を有効にする（オプション）」を有効にしてください。
  • 通知先がメールの場合の送信元メールアドレスは「noreply@actrecipe.com」となります。
  • 本文中に社員番号の変数「#(社員番号)」を指定しますと、メールでは社員番号が従業員のページへのリンクとなります。社員番号の値がブランクの場合には代わりに「_BLANK_」が挿入され、こちらもリンクとなります。
  • 「通知先」または「対象者」を変更するとデータベースの値がリフレッシュ(削除)されます。
  • レシピを削除するとレシピに紐づくデータベースは非表示となります。過去の履歴を管理されたい場合はレシピを削除せずに残してください。
  • 同一条件での再通知は行われません。再度同じ内容で通知したい場合はレシピの再作成をお願いします。
  • 通知先に設定しているメールアドレスに誤りがありますと正しく通知・リマインドされませんので、新しくレシピを作成した上で正しいメールアドレスの設定をお願いします。
  • 一度実行したレシピの通知条件(対象者や通知先)を変更・保存しても通知は正しく行われません。通知条件を変更したい場合にはマイレシピ内の既存レシピを削除し、シェアレシピからマイレシピへ再登録してください。

 

【注意事項】SmartHR - 従業員督促 で取得可能な従業員情報の取扱いについて

  • 取得できる従業員の範囲・項目は、本レシピの連携設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してくださ
    い。
    https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/

 

FAQ

Q.「SmartHR Plus上でActRecipeのアプリをインストールしてレシピを再実行してください。」と表示されますがどのようにすれば良いですか？
A.何らかの原因でSmartHR Plusの接続が切断されてしまった場合に表示されるメッセージです。以下の手順でSmartHR Plusとの再接続をお願いします。
・SmartHR Plusへアクセスし、アプリをアンインストールします。操作方法はこちら。
・続いてアプリの「追加」および「許可」をクリックしてください。操作方法はこちら。

 

有償プランについて
このレシピはActRecipeの有償プランでご利用いただけます。料金プランは下記をご覧ください。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

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