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スプレッドシート - 従業員督促

  • 更新

#Googleスプレッドシート #LINEWORKS #MicrosoftTeams #Slack #メール

本レシピはStandardプラン以上の有償プランでご利用いただけます。ご利用をご希望の場合は下記よりお問い合わせください。

お問い合わせ | ActRecipe

 

Google スプレッドシート上の従業員情報等を自動取得し、メール等で通知とタスク管理を行う方法を解説します。
レシピを使用するには事前にGoogle Workspaceおよび各種通知アプリの利用契約が必要となります。

 

【本レシピのご利用イメージ】

Googleスプレッドシート連携.png

 

【ご参考動画】
従業員督促レシピの主な特徴はこちらの動画を御覧ください。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「スプレッドシート - 従業員督促」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。


続いて「マイレシピ」から、レシピ名をクリックするか操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.Google スプレッドシートの設定

「Google スプレッドシート設定」を押下し、設定を展開します。

続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

Google連携設定は以下のページをご参照ください。

Google ドライブ連携設定

  • スプレッドシートのURL (Spreadsheet URL)：読み込むスプレッドシートのURLを入力します。
  • シート番号（デフォルトは0 - 最初のシート）：スプレッドシートのシート番号を入力します。デフォルトでは1シート目が指定されます。明示的にシート番号を指定する場合は「1シート目：0、2シート目：１」のように、シート番号は0からカウントしますのでご注意ください。例えば、3シート目の場合は「2」を指定します。
  • 詳細検索：スプレッドシートから任意の条件で絞り込んだレコードのみを対象とする場合に使用します。検索項目はAND条件で最大10件まで指定ができます。
    例えば「"部署（対象者）" が "人事部" に等しい」を指定する場合は下図のように「#()」(いずれも半角)でヘッダー名を括って指定します。

01.png

読み込むGoogle スプレッドシートのフォーマットサンプルは下記をご覧ください。このサンプルのヘッダーカラム名と完全一致した場合のみ後述します「データベース」内に履歴が記録されますので、本サンプルのご利用を推奨いたします。スプレッドシートのヘッダーは必須となります。

スプレッドシート - 従業員督促フォーマット

このうち必須項目は下記の2カラムとなります。

社員番号（対象者）,メールアドレス（対象者）

 

3.対象者条件設定

「対象者条件設定」では、期日情報のチェック対象となる従業員を指定します。通常は「対象者=通知先」を想定しておりますが、通知先を従業員本人以外にすることも可能ですので後述します「通知先の設定」をご覧ください。

 

「対象者設定」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、以下の設定を行います。

  • 初回通知を有効にする（オプション）：標準では1回目のレシピ実行では通知が行われず、2回目以降のレシピ実行でスプレッドシート上のデータに差分があった場合に下記の「対象項目」以下の条件チェックが行われます。このオプションを有効にすることで、初回のレシピ実行から条件のチェックが行われ通知されるようになります。条件に該当した場合に確実に通知されたい場合は本オプションを有効化してください。なお、本オプションを有効にしますと初回のレシピ実行で多数のレコードを含む内容が送信される可能性ありますのでご留意ください。
    参考：督促レシピのオプション設定（ユースケース別）
  • 通知対象：通知する対象を「全員」または「カスタム」に指定します。
     
    • 全員：スプレッドシートから取得した全従業員を対象に通知します。社内アンケート等の日付情報に基づかない通知の際に便利です。
       
    • カスタム：スプレッドシートから取得した従業員から日付情報に応じて対象を指定します。「カスタム」を選択した場合は、「対象項目」、「条件式」、「値」を入力します。 
      • 対象項目：チェック対象の項目を入力します。指定可能な項目は日付項目のみとなります。本対象項目は1件のみ指定が可能ですので、異なる対象項目をチェックされたい場合は新たにレシピを作成してください。複数の対象項目の同時チェックには対応しておりません。スプレッドシートの日付フォーマットは「YYYY-MM-DD」のみとなっております。
      • フォーマットと設定例は以下の通りです。
        • 通常のフォーマット：#([項目名])
          設定例：「生年月日」を対象とする場合には「#(生年月日)」とします。
      • 条件式：上記の対象項目に対して、どのような条件でチェックするかを指定します。項目の内容は以下の通りです。
         
        • 次の日付に等しい：「値」と同じ日付の場合。
          例えば、対象項目の日付が「2024/7/31」のものを通知します。
        • 現在月に等しい：レシピを実行した月と同じ場合。
          例えば、レシピ実行日が「2024/7/31」の場合、対象項目の年月日のうち月が7月のものを通知します。
           
        • 現在日に等しい：レシピを実行した日付と同じ場合。
          例えば、レシピ実行日が「2024/8/1」の場合、対象項目の年月日がレシピ実行日と同じ「2024/8/1」のものを通知します。
        • 期日前X日以内：「対象項目」の日付から「値」の日数以内前になったら通知をします。
          例えば、対象項目の日付が「2024/7/31」、値が「5」の場合、2024/7/26〜2024/7/30の間にレシピを実行したら通知します。2024/7/25以前や2024/7/31以降にレシピを実行しても通知は行われません。
        • 期日後X日以降：「対象項目」の日付から「値」の日数以降に通知をします。
          例えば、対象項目の日付が「2024/8/1」、値が「5」の場合、2024/8/6以降にレシピを実行したら通知します。2024/8/2〜2024/8/5や2024/7/31日以前にレシピを実行しても通知は行われません。
           
        • 次の値に等しい：「対象項目」と「値」の入力値が等しい場合に通知をします。
          例えば、対象項目を「#(配偶者)」、値を「あり」とした場合、その列の値が「あり」のときは通知します。
           
        • 次の値に等しくない：「対象項目」と「値」の入力値が等しくない場合に通知をします。
          例えば、対象項目を「#(配偶者)」、値を「あり」とした場合、その列の値が「あり」以外のときは通知します。
           
        • 値がある：「対象項目」に値がある場合に通知をします。
          例えば、対象項目を「#(備考)」とした場合、その列に値が存在するときは通知します。
        • 値がない：「対象項目」に値がない場合に通知をします。
          例えば、対象項目を「#(備考)」とした場合、その列に値が存在しないときは通知します。
      • 値：条件となる値を数字で指定します。
  • 通知名：管理用の名称となります。通知名は送信するメールの件名と後述します「データベース」内の識別名称となります。件名にはスプレッドシートの項目名(※)を変数として使用することができます。
     
  • メッセージ：メールや各種アプリに通知される本文を設定します。本文にもスプレッドシートの項目名(※)を変数として使用することができます。後述します通知アプリが「Slack (チャンネル)」の場合に、通知メッセージ内に対象者のSlackメールID・ユーザーIDを用いて”@#(メールID)”、”<@#(ユーザーID)>”と記述することで特定のユーザに対してメンションをすることもできます。また、”#チャンネル名”をメッセージ内に記述することでチャンネルへのリンクが作成されます。
  • 対象者メールアドレス：スプレッドシート上の対象者のメールアドレスが入力されたカラムを「#([カラム名])」のフォーマットで指定します。例えばカラム名が「メールアドレス（対象者）」の場合は「#(メールアドレス（対象者）)」と入力します。
    ※ 例えば「生年月日」を変数として使用する場合は「#(生年月日)」と指定します。
  • 対象者にメンションする：後述します「Slack（チャンネル）」を利用して、Slack上で通知対象者にメンションを含めて通知したい場合は、本オプションにチェックを付けます。
  • 共通メッセージ：デフォルトでは通知対象者毎にメッセージが生成されますが、本オプションにチェックがある場合は共通のメッセージが1件のみ通知されます。
    スクリーンショット 2025-06-13 193713.png

     

4.通知先設定

「通知先設定」では、従業員本人を含む任意の条件で通知先を指定することができます。

「通知先設定」を押下し、設定を展開します。
このタスクでは、以下の設定を行います。

  • 宛先条件：メール等を通知する宛先を条件によって指定します。プルダウンの項目の内容は下記の通りです。
     
    • 本人：対象者設定のタスク内の「対象者メールアドレス」で指定した宛先に送信します。
    • 通知先：ヘッダーが「メールアドレス（通知先）」となっている宛先に送信します。名称は完全一致している必要があります。
    • 任意：スプレッドシート上の任意の従業員項目に該当する従業員に通知を送信することができます。例えば「部署（対象者）」の値が「人事部」の人を対象とする場合には下図のように指定します。
  • 02.png
    • Slack（チャンネル）：Slack上の特定のチャンネルに対して、通知メッセージを一括で投稿することができます。チャンネル通知は対象従業員個人宛ではなく、指定されたチャンネル全体への通知となります。

5.通知アプリ設定

「通知アプリ設定」では、通知先のアプリの指定や履歴管理およびリマインドの有無を設定できます。

「通知アプリ設定」を押下し、設定を展開します。
このタスクでは、以下の設定を行います。

  • 履歴管理（オプション）：本項目にチェックを付けるとActRecipeの左メニューにある「データベース」に、通知先や対象者の履歴がレシピ単位で保存されます。履歴管理を有効にすることで事前の検証やリマインドを行うことができますので、本オプションの有効化を推奨します。
  • 再送（オプション）：通常は一度通知が行われると再度レシピを実行しても再通知をしません。本オプションが有効な場合は、再度通知条件をチェックし該当する通知先がある場合には通知行われます。なお本オプションが有効な場合は後述します「リマインド」を有効にすることはできません。
  • リマインド（オプション）：本項目にチェックを付けると通知メール等で「完了済みにする」としていない通知先に対して通知を再送することができます。リマインドはレシピの再実行のタイミングで行われますので、通知内容を確実に履行させたい場合には本オプションを有効化した上でレシピを再実行するか、レシピの自動化設定してください。リマインドの使用は上記の「履歴管理」を有効にする必要があります。
    参考：督促レシピのオプション設定（ユースケース別）
     
  • 通知アプリ：通知先のアプリを指定します。
    • なし：どこにも通知が行われません。対象者や通知先を確認したい場合は「なし」を選択し、後述の「履歴管理」を有効にした上でレシピを実行してください。
    • メール：「メール」を選択すると「通知先設定」で指定した宛先がToに設定されます。Ccを設定する場合は任意のメールアドレスを指定します。複数ある場合にはカンマ区切りで入力します。ToとCcのメールアドレスが同一の場合にはCcを削除して、通知します。
      スクリーンショット 2025-07-02 202111.png
       
    • LINE WORKS：「LINE WORKS」を選択すると、LINE WORKSで通知を行います。通知は、スプレッドシートの従業員情報のメールアドレス同一のメールアドレスを持つLINE WORKSのアカウントに対して行われます。LINE WORKSへの通知を行うには事前に下記のページをご覧いただき、Botアプリの公開をご対応ください。
      LINE WORKSのBotアプリの作成・公開方法
       
      • 設定手順は以下の通りです。
        • クライアントID：LINE WORKSのアプリを作成することで発行される「Client ID」の値を入力します。
        • クライアントシークレット：LINE WORKSのアプリを作成することで発行される「Client Secret」の値を入力します。
        • 「APPROVAL URLを生成する」ボタン：上記2点を入力後にクリックするトークンの取得が可能となります。
        • トークンを取得する：クリックすると別画面でトークンが生成されるため値をコピーします。
        • ActRecipe LINE WORKS トークン：上記のトークンの値をペーストします。
        • Bot ID：LINE WORKSのBotを作成することで発行される「Bot ID」の値を入力します。
    • Microsoft Teams：「Microsoft Teams」を選択すると、Microsoft Teamsで通知を行います。通知は、スプレッドシートの従業員情報のメールアドレス同一のメールアドレスを持つMicrosoft Teamsのアカウントに対して行われます。
      • 設定手順は以下の通りです。
        • テナントID：下記URLにMicrosoft365の管理者権限を持つ方でアクセスし、Directory IDの値を「テナントID」に入力します。
          https://portal.azure.com/#settings/directory
        • 「OAUTH URLを生成する」ボタン：上記を入力後、トークンの取得が可能となります。
        • トークンを取得する：クリックすると別画面でトークンが生成されるため値をコピーします。
        • ActRecipe Teams トークン：上記のトークンの値をペーストします。
    • Slack（DM）：「Slack（DM）」を選択すると、スプレッドシート上の従業員情報のメールアドレスと同一のメールアドレスを持つSlackワークスペースのアカウントにActRecipe Reminderから対象者へDM通知が届きます。設定手順は以下の通りです。
      • 通知アプリで「Slack（DM）」を選択します。
        スクリーンショット 2025-07-02 200814.png
        • 「トークンを取得する」ボタンをクリックします。
          • 別タブでSlackの認証画面が開きますので「許可する」ボタンをクリックします。
             
        • 認証が完了すると、トークンがメールで届きます。
          スクリーンショット 2025-03-21 142312.png
           
        • 届いたトークンをActRecipe画面内の「ActRecipe Reminderトークン」に貼り付けて保存します。
          Slackワークスペースの管理者しかアプリを追加できない場合があります。トークンは再利用できます。　
      • Slack（チャンネル）：「Slack（チャンネル）」を選択すると、指定したSlackチャンネルに対して一括で通知を送信します。通知は、スプレッドシート上の従業員情報と連携して個人宛に送るのではなく、Slack上のチャンネルに対してメッセージを投稿する形式になります。設定方法については、「チャンネルIDもしはチャンネル名」の入力を除き、Slack（DM）と同様となります。チャンネル宛の通知をする場合は事前に該当のチャンネルに対して「ActRecipe Reminder」アプリの追加が必要となります。チャンネルへのアプリ追加を行わない場合は実行時のログに「Slack message not sent to [チャンネルID]: not_in_channel」のようなメッセージが出力されます。「Slack（チャンネル）」を使用する場合、リマインド機能は自動的に無効になります。
        • チャンネルIDもしくはチャンネル名：通知を送信したいSlackチャンネルのIDまたはチャンネル名を入力します。
        • スレッドに通知する（オプション）：このオプションを有効にすることで、同一の督促レシピからの通知が一つのスレッドにまとめられます。他のレシピで通知したメッセージに紐づける場合は下記の「スレッドURL」をご指定ください。
        • スレッドURL（オプション）：Slackの既存スレッドのURLを指定することで督促レシピからの通知をスレッドに紐づけることができます。URLはSlackメッセージの「その他＞リンクをコピー」より取得できますので、取得したURLをそのままペーストしてください。スレッド最上位のメッセージURLだけでなく、スレッド内メッセージのURLもご指定可能です。督促レシピで通知したメッセージに紐づける場合は上記の「スレッドに通知する」のみを有効にし、本URLはブランクで構いません。
          URLの例は以下の通りです。
          https://xxxx.slack.com/archives/C0000000000/p1111111111111111スクリーンショット 2025-07-02 194611.png
           

レシピを実行する (自動実行はこちら)

レシピの編集画面の上部の「レシピ実行」、または、マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピが実行されるとActRecipe内にスプレッドシートから取得したデータを一時保存し、そのデータや差分をチェックして通知アプリに通知が行われます。通知およびリマインドを自動化されたい場合は下記ページをご確認ください。

レシピを自動化する

また「履歴管理」を有効にしている場合には、ホームメニューの「データベース」に対象者や通知先の履歴が保存されます。「プレビュー」アイコンをクリックすることで以下の詳細情報を確認することができます。また、画面左上の「エクスポート」よりデータベースの内容をCSVファイルに一括出力することができ、画面右上の「レシピの詳細を表示」から、データベースの元となったレシピの編集画面を開くことが可能です。

 

スクリーンショット 2025-04-15 153520.png
 

 

データベースへの出力項目は下記の通りです。

通知名,通知日時 (日本標準時),最終リマインド日時 (日本標準時),リマインド回数,確認日時 (日本標準時),社員番号（対象者）,姓（対象者）,名（対象者）,部署（対象者）,役職（対象者）,メールアドレス（対象者）,社員番号（通知先）,氏（通知先）,名（通知先）,メールアドレス（通知先）,メッセージ,通知アプリ補足

各項目の内容は以下の通りです。

  • 通知名：レシピで設定した通知名が表示されます。
  • 通知日時 (日本標準時)：通知した日時が日本時間で表示されます。
  • 最終リマインド日時 (日本標準時)：最後にリマインドを行った日時が日本時間で表示されます。
  • リマインド回数：リマインドの回数が表示されます。
  • 確認日時 (日本標準時)：通知メッセージ内の「完了済みにする」ボタンを最後にクリックした日時が日本時間表示されます。
  • 社員番号（対象者）：対象者の社員番号が表示されます。
  • 姓（対象者）：対象者の姓が表示されます。
  • 名（対象者）：対象者の名が表示されます。
  • 部署（対象者）：対象者の部署が表示されます。
  • 役職（対象者）：対象者の役職が表示されます。
  • メールアドレス（対象者）：対象者のメールアドレスが表示されます。
  • 社員番号（通知先）：通知先の社員番号表示されます。
  • 氏（通知先）：通知先の姓が表示されます。
  • 名（通知先）：通知先の名が表示されます。
  • メールアドレス（通知先）：通知先のメールアドレスが表示されます。
  • メッセージ：通知したメッセージが表示されます。改行されたメッセージは半角スペース区切りで一行に表示されます。
  • 通知アプリ補足：チャンネルID等が表示されます。

 

【留意事項】

  • メール送信やアプリ通知はキャンセルすることができませんので事前に「対象者」および「通知先」の内容確認を行ってください。
  • 1つのレシピで指定できる条件は1件のみとなります。複数の種類や同一種類の通知を複数利用されたい場合はシェアレシピから本レシピをマイレシピに複数登録してご利用ください。
  • 通知先がメールの場合の送信元メールアドレスは「noreply@actrecipe.com」となります。
  • 本文中に指定した変数に値を持たない場合は「_BLANK_」が出力されます。
  • 「通知先」または「対象者」を変更するとデータベースの値がリフレッシュ(削除)され、新たな条件のデータで上書きされます。
  • レシピ1つあたりに生成されるデータベースは1件です。
  • レシピを削除するとレシピに紐づくデータベースは非表示となります。過去の履歴を管理されたい場合はレシピを削除せずに残してください。
  • 同一条件での再通知は行われません。再度同じ内容で通知したい場合はレシピの再作成をお願いします。
  • 通知先に設定しているメールアドレスに誤りがありますと正しく通知・リマインドされませんので、新しくレシピを作成した上で正しいメールアドレスの設定をお願いします。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

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