本レシピはStandardプラン以上の有償プランでご利用いただけます。ご利用をご希望の場合は下記よりお問い合わせください。
お問い合わせ | ActRecipe
SmartHRの任意の従業員情報を給与奉行iクラウド・給与奉行V ERPクラウド(以降、給与奉行クラウドと記載）へ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にSmartHR及び給与奉行クラウドの利用契約が必要になります。
※本レシピでは、詳細な作成・更新状況や最終的な成否を確認するため、別途「奉行クラウド インポート確認」レシピを実行する必要があります。
0.事前準備
- 「SmartHR - 給与奉行クラウド」レシピを使用するには、事前にSmartHR Plusでのアプリの登録が必要となります。
- 以下のSmartHR Plusにアクセスし、画面右上の「ログイン」ボタンよりSmartHRへログインします
https://www.smarthr.plus/apps/actrecipe - 続いて「連携をはじめる」ボタン(青色)をクリックします
- アプリのインストール確認画面にて「連携をはじめる」ボタンをクリックします
- アプリの連携が完了しますと上記「2」のボタンが「アプリを開く」に変わりますので、同ボタンをクリックします
- 以下の確認画面が表示されますので「連携を許可」をクリックします(※)
連携するユーザはSmartHRの「管理者」権限を保持している必要があります。
※ ActRecipeのアカウントを保持しておりActRecipeにログインしていない場合にはログインをしてください。
ActRecipeのアカウントが未作成の場合は「無料ではじめる」ボタンよりアカウントを作成し、通知メールに従ってください。
1.マイレシピへの登録
メニューの「シェアレシピ」から、「SmartHR - 給与奉行クラウド」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。シェアレシピの画面に「SmartHR - 給与奉行クラウド」が表示されない場合はSmartHR Plusの画面からやり直してください。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？
ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？
2.SmartHRの認証情報設定
「SmartHR 従業員情報・家族情報・産休育休情報」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、以下の項目を設定します。
-
ヘッダーの種類：取得するヘッダーの種類を選択します。
- 物理名：SmartHRのシステム上設定されている項目名が取得されます。例えば、社員番号は「emp_code」と出力されます。物理名を指定した場合もカスタム従業員項目は論理名が出力されます。
-
論理名：SmartHRの画面上で表示される項目名が取得されます。例えば、社員番号は「社員番号」と出力されます。後述しますマッピング出力をされる場合には必ず論理名をご指定ください。
-
取得データの種類：
- 物理名：システム上設定されている項目名が取得されます。例えば、性別項目の値は「male」「female」となります。物理名を指定した場合もカスタム従業員項目は論理名が出力されます。
- 論理名：画面に表示される項目名が取得されます。例えば、性別項目の値は「男性」「女性」となります。
-
フリーワード検索
SmartHRからの取得データ件数が多い場合にはレシピ実行がタイムアウトエラー(サーバー応答コード: 202)となる可能性があります。そのような場合に、取得データを絞り込んでデータを取得できるオプションです。例えば、社員番号の「0001」を指定しますと「00001」および「00010〜00019」が取得対象となります。他にも氏名、ビジネスネーム、部署名、役職名、事業所でも絞り込むことができます。従業員数が数千名を超えるような場合にはレシピを複数作成していただいた上で、本フリーワード検索にて部署名や事業所名によって対象データの絞り込みをお願いします。本項目に値がある場合には下記の「詳細検索」の設定が無効となりますのでご留意ください。 -
適用日を指定する
任意の適用日を指定してデータを取得したい場合はチェックを付け、表示される「適用日」にて日付を指定します。 -
カスタム従業員項目を含める
デフォルトでは標準の従業員項目のみを取得します。標準項目に加えてカスタム従業員項目を取得する場合はチェックを付けます。 -
家族情報を含める
家族情報も取得する場合にはチェックを付けます。 -
産休育休情報を含める
産休育休情報を含める場合にはチェックを付けます。産休育休情報を取得するには、事前にSmartHRの下記ページにて「育児休業給付金申請」の有効化をご対応ください。
https://school.smarthr.jp/childcare-leaves/559748 -
詳細検索 (オプション)：フリーワード検索よりも細かな条件で対象データを絞り込むことができます。条件指定は最大10件まで行うことができます。
[社員番号, ユーザーID, 従業員のID, 戸籍上の性別, 雇用形態, 在籍状況, 入社年月日-開始日, 入社年月日-終了日, 部署ID, フリーワード検索]
SmartHRとのOAuth接続を切断する場合は「テナントの変更・解除」をクリックし、続いて「接続解除」をクリックします。
3.SmartHRと給与奉行クラウドのマッピング出力設定
本タスク設定はIT担当者向けの内容となりますので、内容をカスタマイズせずに給与奉行クラウドへ連携をされたい場合は下記の「SmartHR-給与奉行クラウド連携JSONファイル(論理名)v1.0」をご使用ください。
「SmartHR - Convert data」タスクでは、SmartHRの項目のうちどの項目を給与奉行クラウドへ出力するかを設定することができます。
はじめに以下の手順で設定ファイルを適用します。
- 以下のファイルをローカルPC環境等に保存します。
- SmartHR-給与奉行クラウド連携JSONファイル(論理名)v1.0
-
レシピの編集画面より、アップロードアイコンから上記のJSONファイルをアップロードします。
JSONファイルはSmartHRとCSVファイルのマッピング設定をまとめたものとなりますので、検証等で設定変更を繰り返したい場合にはダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。
”SmartHR-給与奉行クラウド連携JSONファイル(論理名)v1.0”がSmartHRから取得する項目は以下の通りです。
社員番号,姓,名,姓（ヨミガナ）,名（ヨミガナ）,在籍状況,戸籍上の性別,生年月日,入社年月日,ビジネスネーム：姓,ビジネスネーム：名,ビジネスネーム：姓（ヨミガナ）,ビジネスネーム：名（ヨミガナ）,現住所（郵便番号）,現住所（都道府県）,現住所（市区町村）,現住所（丁目・番地）,現住所（建物名・部屋番号）,現住所（ヨミガナ）,寡婦・ひとり親,障害者区分,健康保険の被保険者整理番号,厚生年金保険の被保険者整理番号,雇用保険の被保険者番号
続いて、「SmartHR - Convert crews data」タスクの画面について説明します。
下図の「項目名」は給与奉行クラウドのAPI上の項目を指しており、「出力指定」はSmartHRの項目を指しております。SmartHRの項目とその説明は以下の資料をご確認ください。
給与奉行クラウドの連携項目等は提供ベンダー様にご確認ください。
「項目名」には、「給与クラウド連携項目」の「項目名（HMxxxxxxx）」を指定します。
「出力指定」には上記ファイル「SmartHR連携項目v1.5」の「SmartHR項目説明 (物理名)」または「SmartHR項目説明 (論理名)」の指定が可能です。
※HM3010001（社員番号）は必須であり、連携された従業員情報を作成するのか更新するのかを判定します。
SmartHR上に社員番号が未登録の従業員は、連携できません。
設定値は「SmartHR 従業員情報・家族情報・産休育休情報」タスクの「ヘッダーの種類」に依存しますので、以下の組み合わせとなるようご対応ください。
- 「出力指定」に「SmartHR項目説明 (物理名)」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「物理名」を指定します。
- 「出力指定」に「SmartHR項目説明 (論理名)」を使用する場合：「ヘッダーの種類」からは「論理名」を指定します。物理名を指定した場合もカスタム従業員項目はSmartHRの論理名が出力されますので、カスタム従業員項目を出力される場合は「ヘッダーの種類」を「論理名」としていただくことを推奨します。
「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行なっていただくことができます。
「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えば、SmartHRの「姓」と「名」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。
出力区分：計算式
出力指定：#(姓)&#(名)
コンバート機能の詳細や出力指定のサンプルは下記ページをご覧ください。
コンバートの設定方法を教えてください
給与ソフト等に合わせた各種テンプレートは下記ページをご覧ください。
SmartHR用インポート・エクスポートテンプレート
出力指定の条件指定方法のサポートは有償プランにて承っております。詳しくはお問い合わせください。
4.給与奉行クラウドの接続設定
「給与奉行クラウド - 社員情報登録」を押下し、設定を展開します。
本タスクでは、以下の項目を設定します。
-
トークン：
- 「認証トークンを取得する」を押下後、奉行クラウドのＵＲＬ、パスワード等を入力します。
- 「『ActRecipe』から『奉行クラウド』へのアクセスを許可しますか？」に対して「許可する」を押下します。
- トークンが発行されますので、コピーしてください。
- テナントID：給与奉行クラウドの管理ポータル＞法人情報＞法人情報＞法人接続情報の値を入力ください。
レシピを実行する (自動実行はこちら)
マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。
レシピ実行履歴
レシピの実行に成功すると、SmartHR上の指定した従業員が給与奉行クラウドに作成・更新されます。作成・更新されると実行ログに記録されます。
レシピ実行履歴>実行ログから、レシピの実行状況及びオペレーションID（後述）が確認できます。処理対象が多い場合は、レシピの実行履歴が分割されます。個別の履歴を確認される場合は、赤枠ボタンから実行履歴を展開してください。
【オペレーションIDと結果確認について】
オペレーションID：レシピ実行時に発行される一意の番号です。「給与奉行クラウド インポート確認」レシピでこの番号を照合し 、登録結果やエラー原因を正確に判断するために必要となります。
給与奉行クラウドの「社員情報受入API」は非同期実行タイプであるため、リクエストを送った瞬間に登録は完了しません。
そのため、詳細な作成・更新状況や最終的な成否を確認するには、別途「給与奉行クラウド インポート確認」レシピを実行する必要があります 。
【注意事項】SmartHR - 給与奉行クラウド で取得可能な従業員情報の取扱いについて
-
取得できる従業員の範囲・項目は、設定時に利用したSmartHRのアカウントの権限設定を反映します。目的と用途に応じた権限のSmartHRのアカウントを使って設定を行なってください。
詳しくは、*従業員関連の閲覧・作成・更新・削除の権限を設定する* を参照してください。
https://support.smarthr.jp/ja/help/articles/1500001368101/
FAQ
Q1.「SmartHR Plus上でActRecipeのアプリをインストールしてレシピを再実行してください。」と表示されますがどのようにすれば良いですか？
A1.何らかの原因でSmartHR Plusの接続が切断されてしまった場合に表示されるメッセージです。以下の手順でSmartHR Plusとの再接続をお願いします。
・SmartHR Plusへアクセスし、アプリをアンインストールします。操作方法はこちら。
・続いてアプリの「追加」および「許可」をクリックしてください。操作方法はこちら。
Q2.なぜ「インポート」と「結果確認」でレシピが分かれているのですか？
A2.給与奉行クラウドのAPIは、リクエストを受け付けてから登録完了まで裏側で時間をかけて処理を行う「非同期実行タイプ」であるためです 。そのため、まず登録を依頼するレシピを実行し、その後に「結果確認レシピ」を実行して、登録が正常に完了したかを確認する構成となっています 。
Q3.インポート結果の確認はいつ行えばよいですか？
A3.「SmartHR - 給与奉行クラウド」レシピの実行完了後に行います 。なお、一度確認済みのオペレーションIDを再確認することはできません。
Q4.SmartHR側に社員番号がない従業員はどうなりますか？
A4.給与奉行クラウドでは社員番号が必須項目のため、社員番号（HM3010001）がない従業員情報は除外した上でインポートを実行します 。その際、除外された旨がレシピの実行履歴に出力されます
Q5.「社員番号の桁数が、上限の6文字を超えています」と表示されますがどのようにすれば良いですか？
A.給与奉行側の設定変更、またはSmartHR側のデータ修正が必要です 。
・給与奉行側の設定を変更する場合：「メインメニュー右上 [設定] ＞ [運用設定] ＞ [社員情報]」より、社員番号の桁数設定を拡張してください 。
・SmartHR側のデータを修正する場合：奉行側で設定されている桁数内に収まるよう、SmartHR上の社員番号を修正してください 。
Freeプランについて
このレシピはActRecipeのFreeプランでご利用いただけます。Freeプランの制約事項や有償プランへの移行は下記をご覧ください。
このレシピで連携できるSaaSについて
- SmartHR
-
株式会社オービックビジネスコンサルタント
（給与奉行クラウド）
その他のSmartHR連携ができるレシピ