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Notion - スプレッドシート連携

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本レシピはStandardプラン以上の有償プランでご利用いただけます。ご利用をご希望の場合は下記よりお問い合わせください。

お問い合わせ | ActRecipe

 

本レシピにて、Notionのデータベース情報をGoogleスプレッドシートへ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にNotionの利用契約が必要になります。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「Notion - スプレッドシート連携」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.Notionの連携設定

「Notionからデータを取得」を押下し、設定を展開します。

本タスクでは、以下の設定を行います。

  • トークン：以下の手順によって、トークンを取得・入力します。
    • 「Notionへ接続する」を押下して、Notionとの連携を許可します。

       
    • ActRecipeによって連携を許可するページを指定します。

       
    • 認証完了後にトークンが発行され、自動的に入力されます。
       
  • URL：取得したいNotionのURLを貼り付けます。この際、以下の内いずれか1つを入力してください

    • データベースURL (Database URL)：Notionの全体データをまとめて取得したい場合に、そのデータベースのURLを入力します。

    • ページURL (Page URL)：Notionの「単一のページ」のデータを取得したい場合に、そのページのURLを入力します。

3.コンバート設定

「データコンバート」タスクでは、Notionから取得した項目の内どの項目をスプレッドシートへ出力するかを設定することができます。
詳細な設定方法は、以下の【入力フィルター】、【出力設定】、【出力フォーマット】、【出力フィルター】をご確認ください。

※ コンバート設定が未設定の場合にはNotionから取得した全ての項目がスプレッドシートに保存されます。

  • カラム（出力列）の順序に関する注意点：Notionの仕様上、コンバート設定を利用しない場合、スプレッドシートに出力される列の順番はNotion画面の並び順と一致しません（Notion側で項目を追加した際などに列順が入れ替わることがあります）。
    スプレッドシート側の列の順序を常に一定に固定したい場合は、コンバート設定をご利用ください。

  • JSONファイルについて：Notionとスプレッドシートのコンバート設定をファイルとして保管できます（JSONファイル）。検証等で設定変更を繰り返したい場合には、コンバート設定後にダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。
    再度同じ設定にしたい場合は、該当のJSONファイルをアップロードしてください。

JSONダウンロードアップロードボタン.png

 

続いて、「データコンバート」タスクの画面について説明します。

【入力フィルター】
入力フィルタでは、Notionから取得したデータを任意の条件に基づいて絞り込むことが可能になります。フィルタ項目の増減は下部の「(+)」アイコン、または、右側の「(-)」アイコンより行っていただけます。

  • 入力項目： Notion上の項目名を入力します。
    以下の場合、"プロジェクト名"、"ステータス"、"オーナー"、"日付"、"優先度"が項目名となります。
  • 条件：以下の条件の内いずれかを指定します。
    • 次に等しい：入力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しい場合に出力します。
    • 次に等しくない：入力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しくない場合に出力します。
    • が空：入力項目で指定した項目が、空欄である場合に出力します。
    • が空ではない：入力項目で指定した項目が、空欄ではない場合に出力します。
  • 値：絞り込みたい条件に基づき値を入力します。
    「進行中, 計画」のようにカンマ区切りで入力することで、複数の値を一括で指定することも可能です。
  • AND・OR：複数の条件を「かつ(AND)」「または(OR)」で組み合わせることができます。
    条件行の左右に「( 」および「 ) 」のプルダウンから条件のグルーピングを行うことができ、「(A かつ B) または (C かつ D)」といった、特定の条件をグループ化して優先させる複雑な絞り込みも可能です。
    ※対応可能なネストは1階層（括弧は一重）までです。
    ( ) によるグルーピングは可能ですが、(( )) のように括弧を二重に設定することには対応しておりませんのでご注意ください。

【出力設定】

  • 出力ファイル種別：出力ファイルの種類を選択できます。スプレッドシートへ連携するため、「CSV」を選択してください。
  • ヘッダー出力する/しない：出力ファイルのヘッダーの有無を選択します。
  • 文字コード：出力ファイルの文字コードを「UTF-8」「SHIFT_JIS」「SHIFT_JIS (CP932)」から選択します。
  • 区切り文字：出力ファイルの区切り文字を設定します。
  • クォート：出力ファイルデータについて「"文字列"」のようにクォートを付与する対象を選択します。
  • 桁数を超える処理：下記の「出力フォーマット」において、指定した桁数を超過した場合の処理を選択します。

【出力フォーマット】
出力フォーマットでは、Notionから取得したデータを用いてどのようなアウトプットとするかを決定します。マッピング項目の増減は下部の「(+)」アイコン、または、右側の「(-)」アイコンより行っていただけます。
下図の「項目名」はスプレッドシートのヘッダーを指しており、「出力指定」はNotion上の項目名を指しております。
「出力指定」に、#([Notion上の項目名])と入力することで、その項目名の値を取得できます。
「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行っていただくことができます。

 

「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えば、Notionの「プロジェクト名」と「ステータス」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。

出力区分：計算式
出力指定：#(プロジェクト名)&#(ステータス)

・Notionから取得した値をキーにして、参照ファイルの値を取得・出力する方法
※ 参照ファイル（下記赤枠にセットするファイル）：外部マスタとして参照するActRecipe内のファイルを指します。
ActRecipeのファイル一覧画面
参照ファイルCSV.png
フォーマット：$([ファイル番号]:"[カラム名]")
上記の「ファイル番号」はActRecipeのファイル一覧内のファイル番号を指します。「カラム名」はファイル一覧に保存したCSVファイルのカラム名を指します。
※ ファイル一覧内のCSVファイルが対象であり、マスターファイル以外のファイルも指定可能です
【例】
以下のファイル番号およびカラム名指定をする場合は「$(362025:"プロジェクトコード")」となります。
・ファイル番号：362025
・指定するカラム名：プロジェクトコード
※カラム名前後のダブルクォートは必須ですので省略せずご入力ください。

【ユースケース】
Notionから取得したプロジェクト名を、ファイル一覧内の”変換表（マッピングCSV）”を参照して、プロジェクトコードに変換

【計算式】
IFS(
#(プロジェクト名) = $(362025:"プロジェクト名"), $(362025:"プロジェクトコード"),
TRUE, "該当なし"
)

 

【出力フィルター】
出力フィルターでは、出力フォーマットによって出力されたファイルを任意の条件に基づいて絞り込むことが可能になります。フィルタ項目の増減は下部の「(+)」アイコン、または、右側の「(-)」アイコンより行っていただけます。

  • 出力項目：出力フォーマットにて、設定した項目を指定します。
  • 条件：以下の条件の内いずれかを指定します。
    • 次に等しい：出力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しい場合に出力します。
    • 次に等しくない：出力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しくない場合に出力します。
    • が空：出力項目で指定した項目が、空欄である場合に出力します。
    • が空ではない：出力項目で指定した項目が、空欄ではない場合に出力します。
  • 値：絞り込みたい条件に基づき値を入力します。
     「進行中, 計画」のようにカンマ区切りで入力することで、複数の値を一括で指定することも可能です。
  • AND・OR：複数の条件を「かつ(AND)」「または(OR)」で組み合わせることができます。
    条件行の左右に「( 」および「 ) 」のプルダウンから条件のグルーピングを行うことができ、「(A かつ B) または (C かつ D)」といった、特定の条件をグループ化して優先させる複雑な絞り込みも可能です。
    ※対応可能なネストは1階層（括弧は一重）までです。
    ( ) によるグルーピングは可能ですが、(( )) のように括弧を二重に設定することには対応しておりませんのでご注意ください。


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コンバート機能の詳細や出力指定のサンプルは下記ページをご覧ください。
コンバートの設定方法を教えてください
 

4.Googleスプレッドシートの出力設定

「Googleスプレッドシート - CSVデータ書き込み」を押下し、設定を展開します。

続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

Google ドライブの連携設定は以下をご参照ください。

Google ドライブ連携設定

 

内容を確認して「許可」を押下すると、ダイアログが閉じ、トークンが自動入力されます。

  • データ上書き：スプレッドシートのデータを上書きする場合はチェックを入れます。
  • スプレッドシートのURL：取得したNotionの情報を書き込むURLを入力します。スプレッドシートの共有リンクの取得方法は以下をご覧ください。
    スプレッドシートを共有する
  • 新しいシートを作成する：連携時に新たなシートを作成する場合はチェックを付けます。

※ 出力されるデータの並び順について
Notion APIのシステム的な制約により、Notionの画面（UI）上で手動並び替えした順序や、各ビューのソート設定をそのままスプレッドシートへ再現することはできません。
本レシピでは出力時のレコード順を「過去作成 ➔ 新規作成（作成日時の昇順）」に指定して出力しております。これ以外の順序で閲覧したい場合は、出力先のGoogleスプレッドシート側でソート機能をご利用ください。

 

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピ実行の失敗・警告について

レシピの実行が失敗または警告となった場合はActRecipeのメニュー画面から、レシピ実行履歴をご確認ください。主なエラーログと原因は以下の通りです。
 

【エラーログ】
ステータス：失敗
エラー内容: Notionからのデータ取得に失敗しました。

【原因・対応】
原因： Notionの認可（OAuth）の際、連携したいデータベースが含まれるチームスペースやページへのアクセス権限がActRecipeに付与されていない可能性があります。
対応： ActRecipeの設定画面から再度「Notionへ接続する」を押し、認証画面から、該当するチームスペースや親ページに必ずチェックを入れて連携を再許可してください。
【エラーログ】
ステータス：失敗
サーバーメッセージ：レシピに設定されている「スプレッドシートのURL」の入力内容が正しくない可能性があります。

【原因・対応】
原因： 設定画面に入力された「スプレッドシートURL」のコピー＆ペーストに失敗しているか、存在しないURLが指定されています。
対応： 設定画面の「スプレッドシートURL」の入力欄を確認し、不要な文字列を削除して、正しいURLのみを正確に貼り付け直してください。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

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