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スプレッドシート - Notion連携

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本レシピはStandardプラン以上の有償プランでご利用いただけます。ご利用をご希望の場合は下記よりお問い合わせください。

お問い合わせ | ActRecipe

 

本レシピにて、Googleスプレッドシート情報をNotionのデータベースへ連携する方法を解説します。
レシピを使用するには事前にNotionの利用契約が必要になります。

 

1.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「スプレッドシート - Notion連携」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？

 

2.Googleスプレッドシートの接続設定

「Googleスプレッドシート - データ取得」を押下し、設定を展開します。

続いて「GOOGLEスプレッドシートにACTRECIPE権限を付与する」を押下します。
※「アカウントの選択」画面が表示されない場合、ブラウザのポップアップ画面がブロックされている可能性があります。ポップアップを許可後、再度リンクを押下してください。

Google ドライブの連携設定は以下をご参照ください。

Google ドライブ連携設定

 

内容を確認して「許可」を押下すると、ダイアログが閉じ、トークンが自動入力されます。

  • スプレッドシートのURL：連携元のデータが入力されているスプレッドシートのURLを入力します。スプレッドシートの共有リンクの取得方法は以下をご覧ください。
    スプレッドシートを共有する
  • シート番号（デフォルトは0 - 最初のシート）：スプレッドシートのシート番号を入力します。デフォルトでは1シート目が指定されます。明示的にシート番号を指定する場合は「1シート目：0、2シート目：1」のように、シート番号は0からカウントしますのでご注意ください。例えば、3シート目の場合は「2」を指定します。

3.コンバート設定

「データコンバート」タスクでは、スプレッドシートから取得した項目の内どの項目をNotionへ出力するかを設定することができます。
詳細な設定方法は、以下の【入力フィルター】、【出力設定】、【出力フォーマット】、【出力フィルター】をご確認ください。

※ コンバート設定が未設定の場合にはスプレッドシートから取得した全ての項目がNotionに連携されます。

  • JSONファイルについて：Notionとスプレッドシートのコンバート設定をファイルとして保管できます（JSONファイル）。検証等で設定変更を繰り返したい場合には、コンバート設定後にダウンロードアイコンから設定ファイルをバックアップしてください。
    再度同じ設定にしたい場合は、該当のJSONファイルをアップロードしてください。

JSONダウンロードアップロードボタン.png

 

続いて、「データコンバート」タスクの画面について説明します。

【入力フィルター】
入力フィルターでは、Notionから取得したデータを任意の条件に基づいて絞り込むことが可能になります。フィルター項目の増減は下部の「(+)」アイコン、または、右側の「(-)」アイコンより行っていただけます。

  • 入力項目： スプレッドシート上のヘッダー項目を入力します。
    以下の場合、"プロジェクト名"、"オーナー"、"ステータス"、"完了"、"優先度"、"日付"が項目名となります。
  • 条件：以下の条件の内いずれかを指定します。
    • 次に等しい：入力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しい場合に出力します。
    • 次に等しくない：入力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しくない場合に出力します。
    • が空：入力項目で指定した項目が、空欄である場合に出力します。
    • が空ではない：入力項目で指定した項目が、空欄ではない場合に出力します。
  • 値：絞り込みたい条件に基づき値を入力します。
    「進行中, 計画」のようにカンマ区切りで入力することで、複数の値を一括で指定することも可能です。
  • AND・OR：複数の条件を「かつ(AND)」「または(OR)」で組み合わせることができます。
    条件行の左右に「( 」および「 ) 」のプルダウンから条件のグルーピングを行うことができ、「(A かつ B) または (C かつ D)」といった、特定の条件をグループ化して優先させる複雑な絞り込みも可能です。
    ※対応可能なネストは1階層（括弧は一重）までです。
    ( ) によるグルーピングは可能ですが、(( )) のように括弧を二重に設定することには対応しておりませんのでご注意ください。

【出力設定】

  • 出力ファイル種別：出力ファイルの種類を選択できます。Notionへ連携するため、「CSV」を選択してください。
  • ヘッダー出力する/しない：出力ファイルのヘッダーの有無を選択します。
  • 文字コード：出力ファイルの文字コードを「UTF-8」「SHIFT_JIS」「SHIFT_JIS (CP932)」から選択します。
  • 区切り文字：出力ファイルの区切り文字を設定します。
  • クォート：出力ファイルデータについて「"文字列"」のようにクォートを付与する対象を選択します。
  • 桁数を超える処理：下記の「出力フォーマット」において、指定した桁数を超過した場合の処理を選択します。

【出力フォーマット】
出力フォーマットでは、スプレッドシートから取得したデータを用いてどのようなアウトプットとするかを決定します。マッピング項目の増減は下部の「(+)」アイコン、または、右側の「(-)」アイコンより行っていただけます。
下図の「項目名」はNotionのヘッダーを指しており、「出力指定」はスプレッドシート上の項目名を指しております。
「出力指定」に、#([スプレッドシート上の項目名])と入力することで、その項目名の値を取得できます。
「型」や「桁数」や「出力区分」は任意の設定を行っていただくことができます。

 

「出力指定」ではExcelとほぼ同様の関数指定を行うことができます。例えば、スプレッドシートの「プロジェクト名」と「ステータス」を1つのフィールドに出力したい場合は、出力区分および出力指定を以下のように指定します。

出力区分：計算式
出力指定：#(プロジェクト名)&#(ステータス)

・スプレッドシートから取得した値をキーにして、参照ファイルの値を取得・出力する方法
※ 参照ファイル（下記赤枠にセットするファイル）：外部マスタとして参照するActRecipe内のファイルを指します。
ActRecipeのファイル一覧画面
参照ファイルCSV.png
フォーマット：$([ファイル番号]:"[カラム名]")
上記の「ファイル番号」はActRecipeのファイル一覧内のファイル番号を指します。「カラム名」はファイル一覧に保存したCSVファイルのカラム名を指します。
※ ファイル一覧内のCSVファイルが対象であり、マスターファイル以外のファイルも指定可能です
【例】
以下のファイル番号およびカラム名指定をする場合は「$(362025:"プロジェクトコード")」となります。
・ファイル番号：362025
・指定するカラム名：プロジェクトコード
※カラム名の前後のダブルクォートは必須ですので省略せずご入力ください。

【ユースケース】
スプレッドシートから取得したプロジェクト名を、ファイル一覧内の”変換表（マッピングCSV）”を参照して、プロジェクトコードに変換

【計算式】
IFS(
#(プロジェクト名) = $(362025:"プロジェクト名"), $(362025:"プロジェクトコード"),
TRUE, "該当なし"
)

 

【出力フィルター】
出力フィルターでは、出力フォーマットによって出力されたファイルを任意の条件に基づいて絞り込むことが可能になります。フィルタ項目の増減は下部の「(+)」アイコン、または、右側の「(-)」アイコンより行っていただけます。

  • 出力項目：出力フォーマットにて、設定した項目を指定します。
  • 条件：以下の条件の内いずれかを指定します。
    • 次に等しい：出力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しい場合に出力します。
    • 次に等しくない：出力項目で指定した項目が、以下の”値”にて指定した値と等しくない場合に出力します。
    • が空：出力項目で指定した項目が、空欄である場合に出力します。
    • が空ではない：出力項目で指定した項目が、空欄ではない場合に出力します。
  • 値：絞り込みたい条件に基づき値を入力します。
     「進行中, 計画」のようにカンマ区切りで入力することで、複数の値を一括で指定することも可能です。

  • AND・OR：複数の条件を「かつ(AND)」「または(OR)」で組み合わせることができます。
    条件行の左右に「( 」および「 ) 」のプルダウンから条件のグルーピングを行うことができ、「(A かつ B) または (C かつ D)」といった、特定の条件をグループ化して優先させる複雑な絞り込みも可能です。
    ※対応可能なネストは1階層（括弧は一重）までです。
    ( ) によるグルーピングは可能ですが、(( )) のように括弧を二重に設定することには対応しておりませんのでご注意ください。



     

コンバート機能の詳細や出力指定のサンプルは下記ページをご覧ください。
コンバートの設定方法を教えてください
 

4.Notionの連携設定

「Notionへデータ連携」を押下し、設定を展開します。

本タスクでは、以下の設定を行います。

  • トークン：以下の手順によって、トークンを取得・入力します。
    • 「Notionへ接続する」を押下して、Notionとの連携を許可します。

       
    • ActRecipeによって連携を許可するページを指定します。

       
    • 認証完了後にトークンが発行され、自動的に入力されます。

    • データベースURL (Database URL)：連携先となるNotionのURLを貼り付けます。

  • キー列 (Key Column / 一意プロパティ名)：スプレッドシートのデータと、Notionに既にあるデータを一致させるための「照合用項目」の名前を指定します（例：プロジェクト名など）。
     

    • Notion側に同じ値がある場合：既存のレコードを最新の情報に更新（アップデート）します。

    • Notion側に同じ値がない場合：新しいレコードとして新規作成（追加）します。
      ※Notion側のキー列の値はあらかじめユニーク（重複がない状態）になっていることが前提です。Notion側で同じ名称が重複している場合、意図しないレコードが上書きされる可能性があります。なお、スプレッドシート側に存在せず、Notion側にだけ存在するレコードは書き換えられずそのまま維持されます。

    • 強制上書き (Force overwrite)：キー列が一致した「既存レコード」を更新する際の、システムの挙動を制御するスイッチです。
      ※一致しない新規データは、ON/OFFに関わらずすべて新しく作成されます。

      • 有効（ON）： スプレッドシート側の値に変更がなくても、同期のたびに対象レコードを毎回必ず上書き更新します。

      • 無効（OFF）： スプレッドシートとNotionのデータを比較し、「実際に値の差分（変更）があるレコードのみ」を更新します。

      基本的には「無効（OFF）」を推奨します。毎回全件を上書きしないため、Notionのデータが大量にある場合の処理負荷（APIの制限対策）を抑えることができます。また、Notion側のページ更新履歴に大量のログが発生するのを防止できます。
      ※注意：ON/OFFに関わらず、スプレッドシート側が空（ブランク）の項目は、Notion側のデータも「空（ブランク）」で上書き消去されます。常にスプレッドシートがマスター（正）となります。

    • 生成したファイルをファイル一覧にも保存する（オプション）：スプレッドシートから取得した情報をActRecipeのファイル一覧内にCSVファイルとして保存したい場合は、本オプションを有効（ON）にします。

レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピ実行の失敗・警告について

レシピの実行が失敗または警告となった場合はActRecipeのメニュー画面から、レシピ実行履歴をご確認ください。主なエラーログと原因は以下の通りです。
 

【エラーログ】
ステータス：失敗
エラー内容: Notionへのデータ連携に失敗しました。

【原因・対応】
原因： Notionの認可（OAuth）の際、連携したいデータベースが含まれるチームスペースやページへのアクセス権限がActRecipeに付与されていない可能性があります。
対応： ActRecipeの設定画面から再度「Notionへ接続する」を押下し、認証画面から、該当するチームスペースや親ページに必ずチェックを入れて連携を再許可してください。
【エラーログ】
ステータス：失敗
サーバーメッセージ：レシピに設定されている「スプレッドシートのURL」の入力内容が正しくない可能性があります。

【原因・対応】
原因： 設定画面に入力された「スプレッドシートURL」のコピー＆ペーストに失敗しているか、存在しないURLが指定されています。
対応： 設定画面の「スプレッドシートURL」の入力欄を確認し、不要な文字列を削除して、正しいURLのみを正確に貼り付け直してください。
【エラーログ】
ステータス：警告
サーバーメッセージ：一部の項目は反映されませんでした（○○等）: 〇件

【原因・対応】
原因： Notion上に入力不可能な値を連携しようとすると発生します。
　例）項目への入力内容の種類が"ユーザー"だが、連携しようとしたユーザーはNotion上に未登録など
対応： 警告が発生した項目を確認し、Notion上に入力可能な値に修正してください。

 

このレシピで連携できるSaaSについて

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