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Concur Expense - Slack連携

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Concur Expenseの承認待ちレポートを承認者に対してSlack経由で通知し、Slack上で承認や差戻のオペレーションを行うことができるレシピの設定方法を解説します。
レシピを使用するにはConcur Expense（API契約含む）、および、Slackの利用契約が必要となります。

 

1.概要

ActRecipeによるConcur ExpenseとSlackの連携イメージは以下の通りです。
______.png

 

2.事前準備

Concur Expense連携の設定を行うために、以下の情報が必要となります。Client ID/SecretはAPI接続に必要となります。また、本レシピの利用には下記のAPIスコープを許可いただく必要があります。不明な場合はコンカー社にご確認ください。
・ConcurのWebサービス管理者ユーザーのID/パスワード
・Client ID
・Client Secret
・Base URI
　参照：https://developer.concur.com/platform/base-uris.html


・必須となるAPIスコープ
　EXPRPT
　company.read
　user.read
　identity.user.ids.read
　identity.user.core.read
　identity.user.enterprise.read


参考：
https://developer.concur.com/api-reference/expense/expense-report/post-report-workflow-action.html
https://developer.concur.com/api-reference/profile/v4.identity.html

 

3.ActRecipeBotのインストール

https://www.actrecipebot.com にアクセスし、「Add to Slack」ボタンをクリックします。
ActRecipeBot1.PNG

画面右上のプルダウンリストでご使用中のワークスペースを指定してください。
規約の内容を確認し、「許可する」ボタンをクリックします。
ActRecipeBot2.PNG

インストールが完了すると、SlackにActRecipeBotからメッセージが届きます。
ActRecipeBot3.PNG

ご自身のメールにトークンの通知が届きます。この情報は後述のActRecipeの設定で必要になります。
ActRecipeBot4.PNG

 

4.マイレシピへの登録

メニューの「シェアレシピ」から、「Concur Expense - Slack連携」にチェックを入れ、画面下にある登録ボタンを押下します。
続いて「マイレシピ」から、操作メニューより「編集」を選択します。
参考：シェアレシピ・マイレシピとはなんですか？

 

ヘッダーでは、レシピ名とレシピ説明を変更することができます。
参考：レシピヘッダーでは何を設定すれば良いですか？


続いて「Get Access Token from Concur」をクリックし、入力画面を展開します。

以下の内容を入力し、保存ボタンを押します。（入力する値が不明な場合はコンカー社にお問合せください。）
ユーザー名とパスワードにはWebサービス管理者権限が付与されたExpenseユーザーを指定する必要があります。通常はシステム管理者用に付与されるロールです。

  • クライアントID (Client ID)
  • クライアントシークレット (Client Secret)
  • ユーザー名 (Username)
  • パスワード (Password)
  • コンカーのベースURI (Concur Base URI)

入力が完了しましたら右下の保存アイコンをクリックしてください。

 

続いて「Get and Send Concur Pending Expense Reports」の設定を行います。各項目の設定内容は以下の通りです。

  • コンカーのレガシーURI (Concur Legacy URI)：ConcurのURLを入力します。通常のプロダクション環境の値は 「https://www.concursolutions.com」となります。
  • Company Request Token：下記のページを参考に取得したリフレッシュトークンを入力します。トークンは取得後24時間以内に使用(レシピ実行)しなければ無効化されます。24時間以内のレシピ実行ができない場合は再取得を行ってください。
    Company Request Token Self-Service Tool
  • テストユーザー (Is Test User)：テスト実行などでテストユーザーが作成したレポートのみを通知対象としたい場合にチェックを入れてください。チェックを外した状態ですと、テストユーザーが作成したテストレポートは通知の対象から除外され、本番ユーザーのみが対象となります。
  • 承認者メールアドレス（オプション）：この値を設定しますと通知する承認者を限定できます。検証時にご使用ください。
  • 申請者メールアドレス（オプション）：この値を設定しますと通知対象のレポート所有者を限定できます。検証時にご使用ください。
  • ActRecipeBotトークン (ActRecipeBot Token)：ActRecipeBotをインストールした際にメールで送付されたトークンIDを入力します。
  • 経費タイプマッピングファイル：デフォルトではConcurから取得した経費タイプ名は英語となります。日本語の経費タイプ名で通知を行いたい場合は、以下のテンプレートの1カラム目に英語名称、2カラム目に日本語名称をセットしたものをActRecipeにアップロード後、本項目でご指定ください。
    経費タイプマッピングサンプル
  • 支払タイプマッピングファイル：デフォルトではConcurから取得した支払タイプ名は英語となります。日本語の支払タイプ名で通知を行いたい場合は、以下のテンプレートの1カラム目に英語名称、2カラム目に日本語名称をセットしたものをActRecipeにアップロード後、本項目でご指定ください。
    支払タイプマッピングサンプル
  • 承認者のSlackアカウントが存在しない場合はエラー通知する (Error when a Slack user is not found)：このチェックを入れた場合、Slackのアカウントが見つからず、通知ができなかったレポートが存在する場合はレシピの実行がエラーになります。また、対象のレポートID、レポート名、承認者として設定されているユーザーのメールアドレスが実行ログに表示されます。Slackアカウントをお持ちでないユーザーがいる場合など、毎回同一の対象者がエラーになる場合は、チェックを外した状態の運用をおすすめします。
  • 同一レポートの通知を一日一回に限定する：このチェックがOFFの場合は、レシピが実行される度にその時点で未承認のレポートを対象に通知を行います。チェックがONの場合は、一日のうちに何度レシピが実行されても同一レポートの通知は一回のみとなります。
  • 読み取り専用にする：チェックがONの場合は、通知されたSlackメッセージの「承認」および「差戻」ボタンが非表示になります。Slackを通知専用で利用される場合はチェックを付けてご利用ください。
  • ヘッダー：Slackに通知されるヘッダー(※)の頻度を「ヘッダーの通知を一日一回に限定する」「ヘッダーを通知しない」から選択できるオプションです。
  • フッターを通知しない：Slackに通知されるヘッダー(※)の通知有無を指定できるオプションです。

※ Slackへの通知内容は以下の通りです。

Slackイメージ.png

 

5.レシピを実行する (自動実行はこちら)

マイレシピの操作メニューより「実行」を選択することでレシピを実行できます。
画面イメージや履歴の確認方法は以下をご参照ください。

参考：レシピを実行するにはどうすれば良いですか？

 

レシピの実行が成功すると、未承認の申請が存在する承認者全員に通知が届きます。
この時に、最初にActRecipeBotをインストールしたSlackユーザーと同一のワークスペース上にいる承認者には自動でActRecipeBotがインストールされます。

 

6.Slackでの経費精算レポートの承認および差戻
承認者は申請の内容を確認し、承認または差戻を選択してください。差戻の場合は、差戻理由の入力が必要になります。

Slack__1.png

  • 詳細をConcur上で表示をクリックするとConcur Expenseの画面が開き、申請内容の詳細を確認することができます。
  • 経費タイプ明細のもっと表示をクリックするとレポート内に複数の経費タイプが存在する場合は、すべてが表示されます。
  • レポートに領収書イメージが添付されている場合は、画像を確認することができます。クリックすると拡大表示します。画像が確認できるのは、通知を受け取ってから一時間以内です。（一時間以上経つと表示がされなくなります。）

「差戻」をクリックしますと、経費精算レポートの申請者には以下のようなメッセージが送信されます。

user_reject.png

 

7.Slackでの通知制御

ActRecipeBotからの通知のON/OFFをユーザー自身で切り替えることが可能です。
以下のコマンドをそれぞれアプリのメッセージ欄に入力し、送信をしてください。

  • 通知を停止したい場合：/off_messages
  • 通知を再開したい場合：/on_messages

コマンドはSlack上でActRecipeBotのワークスペース情報からも確認できます。

 

 

このレシピで連携できるSaaSについて

 

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